Smidige metoder har blitt stadig mer populære. Det er ikke rart, for de er effektive for prosjektstyring og teamarbeid. Smidige metoder, som Scrum eller Kanban, legger vekt på fleksibilitet, samarbeid og kontinuerlig forbedring. I denne konteksten kan gode presentasjoner spille en viktig rolle. En god presentasjon kan støtte smidige prinsipper og fasilitere kommunikasjonen innad i teamet og med interessenter.
I dette blogginnlegget gir vi deg noen tips for å forbedre presentasjoner du lager når du jobber i team som følger smidige metoder.
Gode presentasjoner kan gjøre det enklere å jobbe smidig
Gode presentasjoner gjør det mulig å dele informasjon, fremgang og utfordringer på en tydelig og engasjerende måte. For eksempel kan en sprint review-presentasjon i Scrum gi teamet og interessentene en oversikt over hva som ble oppnådd i sprinten, hvilke utfordringer dere møtte på, og hvilke funksjoner som ble fullført.
Videre kan gode presentasjoner bidra til kontinuerlig forbedring og læring, som ved retrospektive presentasjoner. Flere slike retrospektive presentasjoner kan skape dialog som over tid kan bidra til å oppnå kontinuerlig forbedring.
I smidige metoder er det ofte viktig å vise frem faktisk funksjonalitet og resultater så tidlig som mulig. I en presentasjon kan du bruke demonstrasjoner, prototyper eller eksempler for å vise frem fremdrift og oppnådde milepæler. Dette skaper tillit og sikrer at interessenter og teammedlemmer har en klar forståelse av hva som er oppnådd.
Det kanskje viktigste for å lykkes med smidige metoder er kommunikasjon og samarbeid, og gode presentasjoner kan være et verdifullt verktøy for å oppnå dette. En presentasjon kan hjelpe teamet med å være synkronisert, gi og motta tilbakemeldinger, og sikre at alle har en felles forståelse av prosjektets eller initiativets status og mål. Klare, engasjerende og relevante presentasjoner kan gjøre smidige team sterke.
Her får du 6 tips til mer effektive presentasjoner for deg som jobber i et smidig team.
1. Ha fokus på målet og tenk på målgruppen din
Når du starter på en presentasjon bør du begynne med å bestemme for deg selv hva du skal oppnå, hva du skal si, rekkefølgen du skal si det i og hvordan du skal si det. Under får du noen konkrete tips om akkurat dette.
Du må også ha et bevisst forhold til hvem du skal henvende deg til med presentasjonen. Tilpass presentasjonen til publikummet ditt. Tenk på hvilken informasjon som er mest relevant og verdifull for dem, og tilpass presentasjonen og språket deretter. Dette viser respekt for publikums behov og hjelper deg med å formidle budskapet på en mer effektiv måte.
2. Mer enn bare PowerPoint
Det er lett å tenke at presentasjoner er lik PowerPoint. Det trenger det ikke være. Et manus med en tale er en presentasjon. En innledning etterfulgt av en ordsky, quiz eller bare bilder er også en presentasjon. Andre verktøy, som Prezi eller den AI-drevne Tome er alternativer til PowerPoint, om du vil teste noe nytt i ditt smidige team.
3. Gjør det oversiktlig
Lag en god struktur. Et tips her er å tenke på hva du jobber med nå, hva skal du jobbe med fremover, hvilke hindringer har du møtt på og hvordan passer elementet ditt inn i produktkøen.
Forsøk gjerne å holde deg til korte, punktvise meldinger for å holde oppmerksomheten til teamet du snakker til.
I stedet for lange og formelle presentasjoner med mye tekst, kan du gjerne presentere hyppigere med mindre informasjon. Dette gjør det lettere å tilpasse seg endringer og gjøre justeringer underveis. Korte presentasjoner gir også rom for kontinuerlig tilbakemelding og refleksjon, og bidrar til å opprettholde moment og fokus.
4. Vinneroppskrift: Visuelt er godt
Uansett format er det viktig med en visuell og oversiktlig presentasjon.
Bruk visuelle hjelpemidler, som bilder, diagrammer eller grafer, for å gjøre presentasjonen mer engasjerende og lett å forstå. «Infographics» kan også være gode for å illustrere ditt budskap. Det finnes masse slike du kan få tilgang til gratis på nett, eller kanskje merkevaren du jobber for har sine egne?
Bruk bilder som understøtter budskapet, da hjelper du den du henvender deg til med å huske bedre.
5. Fortell en historie
Har du sett produktlanseringene til Steve Jobs?
Den lange mannen i den sorte, høyhalsede genseren forteller en historie på scenen. Ja, han snakker om features, vekt og størrelse på Apples iPhone, men historiene han forteller gjør at tilhørerne kan føle på kroppen hvordan det er å eie en slik telefon. Han vekker følelser, på en måte som «features-prat» aldri kan.
I et smidig team som i stor grad skal være autonome, så er motivasjon viktig. Da kan evnen til å inspirere teamet være en nøkkel til å lykkes. Hvis vi bygger på det som ble nevnt over, så kan man benytte konkrete verktøy som personlige anekdoter, mediaoppslag, historier, tegneserier, bilder og grafer for å inspirere og motivere dine teammedlemmer.
Hvis du demonstrerer din produksjon for teamet kan du forsøke å relatere storylinen din til produktkøen din, og hvordan det du snakker om relaterer seg til helheten i initiativet.
6. Involvering – slik gjør du det
Oppmuntre til dialog og samarbeid ved å inkludere øyeblikkelige diskusjoner, spørsmål og tilbakemeldinger fra tilhørerne. Dette bidrar til å skape et miljø for aktiv deltakelse og engasjement, og fremmer smidig samarbeid og kunnskapsdeling.
Det kan dog være vanskelig å få Ola Nordman i tale. Bruk oppgaver, diskusjoner, håndsopprekning eller mindre grupper for å folk med.
Å få folk til å le er også å skape interaksjon. Tør du å prøve?
Ved å ta i bruk disse presentasjonsteknikkene kan smidige team styrke kommunikasjonen, samarbeidet og engasjementet i prosjektet eller initiativet. Gjennom en god presentasjonsteknikk kan man sikre at budskapet når frem på en klar og effektiv måte, og bidra til suksessen.
