Flere smidige rammeverk omtaler kontinuerlig forbedring. Kontinuerlig forbedring er et tankesett og en metode for å forbedre kvalitet og resultater. En av teknikkene som bidrar til dette er retrospektiv. Retrospektiv betyr å se bakover. I en retrospektiv er det avsatt tid for teamet til å reflektere over effektiviteten i arbeidet i siste tidsperiode, samt se på mulighetene for forbedringer.
Hvorfor retrospektiv?
Retrospektiv skal være et gjentakende møte, normalt mot slutten av hver iterasjon, og er dedikert til å diskutere hva som gikk bra og hva som kan forbedres. Forutsatt at det oppfattes av teamet som en arena for åpenhet og at det er tillit mellom teammedlemmene, kan det også fungere som en ventil. Det kan også korrigere adferd, fordre kreativitet og øke produktivitet.
Hvordan gjennomføres retrospektiv?
I sin enkleste form samler en teamleder teamet fysisk eller digitalt. Teamleder eller en scrum master åpner møtet med å forklare deltakerne hensikten med møtet, og lar dem få tid til å skrive hva de synes var bra og eventuelt dårlig med samarbeidet i siste tidsperiode, ofte en iterasjon, også kalt en sprint, og hva som kan forbedres. Retrospektiv kan dreie seg om hele prosjektet eller bare om spesifikke prosesser. Teamet kan derfor fokusere på hele leveransearbeidet eller bare vurdere siste leveranse.
En retrospektiv kan gjennomføres som en workshop. Heng opp gule lapper, fysisk eller digitalt, under tilhørende overskrifter som f.eks. «Hva går bra?» og «Hva trenger vi å forbedre»? Ta gjerne med en egen kategori for praktiske ting som må endres. Ikke kommenter innholdet i lappene underveis utover å avklare hva som står på dem.
Når alle lappene er hengt opp, samler du dem i temaer. Deretter starter teamet en diskusjon om innholdet. Hvordan skal vi holde på det som går bra? Hva kan gjøres for å endre på det som ikke er bra?
Det finnes en rekke andre måter å gjennomføre retrospektiver på og det kan være effektivt å variere strukturen når det kommer lite nytt i møtene. Det viktigste er å få en trygg arena for å få tilbakemeldinger på prosjekt eller prosess. Pass også på at man ikke gjør det så avansert at det ikke blir gjennomført.
Hvordan lykkes med retrospektiv?
Det er noen fallgruver knyttet til retrospektiv og noen ting det er lurt å tenke på for å lykkes:
- La alle i teamet slippe til. Det er viktig at alle kommer med sine innspill og deltar aktivt i diskusjonene.
- Ikke argumenter eller motsi det noen har sagt. Dette hindrer åpenheten og tilliten i gruppen.
- Varier formen slik at det ikke blir kjedelig.
- Den som leder retrospektiv skal fasilitere møtet, ikke kontrollere det folk sier.
- Pass på at diskusjonene ikke blir for generelle slik at man ikke kommer til kjernen. Dykk ned i det litt ubehagelige, det er nødvendig for å bli bedre.
- Kom fram til noen punkter som er bra og skal beholdes og noen som skal forbedres, skriv dem opp et sted hele teamet har tilgang.
- Aksjonspunkter fra forrige retrospektiv må følges opp, start gjerne møtet med status på disse.
- Møtelederen er må være forberedt.
- Teamet må ha engasjement. Hvis det mangler, vurder en annen tilnærming.
Er det bedre å bruke tiden på leveranser?
Retrospektiv er aldri bortkastet tid. I tider med tidsfrister og leveringsfokus er retrospektiver viktigere enn noen gang. Å hoppe over en retrospektiv kan faktisk ha negativ innvirkning på produktiviteten til teamet. Teamet kan holde på lenge uten at viktige bekymringer blir tatt opp. Dette betyr at teamet kan fortsette å utføre arbeid ineffektivt og/eller gjøre de samme feilene, og dermed øker risikoen for prosjektet.
Retrospektiver kan være en god læringsopplevelse og bidra til å bygge teammoralen. De trenger ikke være skremmende. Tvert imot vil ærlige og konstruktive tilbakemeldinger sikre at bekymringer blir tatt tak i. Alternativet kan være konflikter og misnøye.
