Smidige metoder har ført til store endringer for hvordan prosjekter gjennomføres. Ofte blir ikke utviklingen lenger organisert som prosjekter. Når fossefallsmetoden ikke blir brukt, endres også metoden for gevinstrealisering. Smidig produktutvikling fokuserer på kontinuerlig verdiproduksjon i stedet for store utrullinger. Gevinster kan realiseres gradvis, og man kan tidlig se verdi av innsatsen. Men gevinstrealiseringen skjer sjelden av seg selv når ny funksjonalitet er satt i produksjon. Det krever målrettet arbeid og bevisst oppfølging fra ledere og gevinstansvarlige.
I dette blogginnlegget gir vi deg 10 råd om hvordan du lykkes med realisering av gevinster i en smidig verden.
Ansvaret for gevinstrealisering ligger hos ledelsen, hos de som utgjør eier- og bestiller-siden i produktutviklingen. Fordelen med smidige arbeidsmetoder er at man får fortløpende verdiskaping og kan se tidlig nytte av innsatsen. Man ser raskt resultater og kan tidlig i prosessene få erfaringer og mulighet til å gjøre endringer basert på kunnskapen man får underveis. Dermed reduseres risikoen for bortkastet bruk av tid og penger betydelig.
For den som sitter med ansvaret for investeringene er det ikke tvil om fordelene smidige metoder gir. Men arbeid etter smidige metoder krever på mange måter mer av lederne enn de mer tradisjonelle arbeidsmåtene. Det krever ofte tettere samarbeid mellom eier og leveransemiljøet, blant annet gjennom mer kommunikasjon og hyppigere iterasjoner.
Fordelene med smidige metoder, og rådene til hvordan man lykkes med det, gjelder ikke bare for tekniske løsninger. Produkttenkning og gevinstrealisering basert på smidige metoder kan overføres til ikke-tekniske leveranser og til innføring av mange former for endringer i en virksomhet eller hos en brukergruppe.
Under deler vi 10 råd som kan være lure å ha i bakhodet når det gjelder realisering av gevinster i en smidig verden.
1. Ha en klar visjon og tydelige mål for hva som skal oppnås
En tydelig visjon gir arbeidet en klar retning og et felles mål å jobbe mot. Det bidrar til å holde fokus på hva som skal oppnås og hvorfor det er viktig. Klare mål gir et grunnlag for prioriteringer, endringer og andre beslutninger underveis i arbeidet, vurdert mot hvordan det vil bidra til å oppnå de fastsatte målene. Uten en klar visjon og tydelige mål kan smidig utvikling føre til fragmentering og manglende sammenheng i arbeidet.
2. Planlegg for gevinstrealisering tidlig i prosessen
En tidlig strategi for gevinstrealiseringen gir teamet en klar retning og forståelse for hva som skal oppnås. Fra starten av arbeidet må det være tydelig hvem som har ansvaret for å sikre at gevinstene blir realisert. En utpekt gevinstansvarlig skal følge opp og koordinere innsatsen som må gjøres for å oppnå de planlagte gevinstene etter hvert som for eksempel ny funksjonalitet skal tas i bruk eller nye tiltak skal innføres.
En rolle som gevinstansvarlig gir klarhet og tydelig eierskap rundt gevinstrealiseringen. Noen ganger må det det være flere gevinstansvarlige, for eksempel hvis det skal realiseres gevinster hos ulike målgrupper eller i flere virksomheter. Den gevinstansvarlige skal bidra til at brukere involveres tidlig i prosessen, for å validere produktets relevans og brukbarhet.
3. Fokuser på kommunikasjon og samarbeid
Ledelsen må sikre at alle involverte har samme forståelse for arbeidsmetoden, målene som er satt og hva slags gevinster som skal realiseres. Felles forståelse letter samarbeid og effektiv kommunikasjon på tvers av fag og avdelinger. Fokus på kommunikasjon og samarbeid er en kontinuerlig oppgave, som må følges opp i takt med den kontinuerlige verdiproduksjonen (leveransene) og med justeringer og endringer som blir gjort underveis.
4. Etabler nøkkelindikatorer
Bruk KPI-er for å måle grad av måloppnåelse og om forventede gevinster blir realisert underveis. Det gir verdifull innsikt i hva som fungerer og gir planlagt effekt og hva som ikke gjør det, og det gir god hjelp til å forstå hvor det kan være behov for justeringer og forbedringer. Det kan også brukes til å måle effekten av endringer som blir gjort underveis.
5. Gjør prioriteringer underveis
Produktteamet jobber selvstendig innenfor gitte rammer og ivaretar store deler av prioriteringene som må gjøres i utviklingen. Men også ledelsen og gevinstansvarlige må involvere seg i prioriteringer underveis og må finne et hensiktsmessig nivå for dette. Ledelsen har ansvaret for helhetsperspektivet og det strategiske blikket og kan se sammenhenger på tvers av initiativer som teamet kanskje ikke kan.
Uansett om man representerer det strategiske eller det operative nivået må prioriteringer underveis baseres på erfaringen man gjør og innenfor de rammene man har, med fokus på hva som har størst innvirkning på målene. Ved å identifisere hva som gir høy verdi for brukerne og prioritere det tidlig i prosessen kan ofte gevinster bli realisert raskere.
6. Sørg for regelmessig evaluering
Noe av kjernen i smidig metodikk er muligheten til å kunne gjøre kontinuerlige justeringer underveis, basert på den erfaringen og innsikten man får gjennom arbeidet. Dette gjelder like mye på strategisk nivå som på det operative, og ved realiseringen av gevinster. Kontinuerlig justering krever at man har etablerte mekanismer for å vurdere hvordan man skal tilpasse seg ny innsikt eller endringer. Sørg derfor for regelmessig evaluering og læring underveis på alle nivå.
Slike evalueringer kan baseres på metodikken for retrospektiv, tilpasset det nivået hvor evalueringen gjøres. Uansett nivå, og hva man kaller det, er poenget at man jevnlig evaluerer hva som går bra, hva som ikke går så bra og hvordan man kan forbedre ting underveis.
7. Vær forberedt på å støtte endringsprosesser
I smidig utvikling er kontinuerlig endring og tilpasning en del av kulturen. Ledere som er forberedt på å støtte endringsprosesser på en positiv og effektiv måte, spiller en viktig rolle i å hjelpe organisasjonen med å realisere gevinster. Ved å fremme en kultur som er åpen for endring og innovasjon, og som oppmuntrer til å lære av feil og tilpasninger, oppnår man raskere resultater som gir reell, samlet nytteverdi.
8. Synliggjør verdien som blir oppnådd underveis
Synliggjøring og feiring av små og store gevinster som realiseres underveis styrker forståelsen i teamet om hvordan deres innsats bidrar til verdi. Samtidig gir det annerkjennelse for jobben som er gjort og gir motivasjon videre.
9. Vær åpen for å tilpasse strategien
I en smidig verden er heller ikke visjonene og målene statiske. Man må være tilpasningsdyktige også i den strategiske retningen. Visjonene og målene kan justeres over tid, basert på den innsikten man får underveis gjennom arbeidet og når man ser i hvilken grad man lykkes med å oppnå planlagt nytte. Noen ganger må strategiene endres underveis på grunn av endrete forhold og kan da også påvirke hva slags mål og gevinster som skal oppnås.
10. Vær tålmodig og hold blikket fast på målet
Gevinstrealisering i smidig produktutvikling kan ta tid. Ofte er det behov for endringsprosesser for å kunne realisere gevinstene, og det kan oppstå motstand som krever endringsledelse. Ledere og gevinstansvarlige må være tålmodige og utholdende og gi støtte gjennom hele prosessen.
En oppsummering av hvordan man bør jobbe med realisering av gevinster kan illustreres gjennom denne figuren som vi kaller gevinstsløyfen. Dette er en enkel modell som viser hvordan man kan oppnå bedre resultater ved å forbedre prosesser og tjenester kontinuerlig.
Figur 1: Gevinstsløyfen
