Jeg har vært leder i statlige organisasjoner og ledet oppdrag som prosjekteier og programleder for større satsninger i mer enn 25 år. De siste årene i helsevesenet. I mange sammenhenger har gevinster vært viktig. I perioden har metodene for hvordan en effektivt kan jobbe med gevinster utviklet seg. Det er nå en helt sentral del av anerkjente prosjekt-, program- og porteføljemetoder. I offentlig sammenheng, inkludert helsevesenet, er det krav om gevinststyring som del av godkjenning, planlegging og gjennomføring.
Selv om jeg synes det er en god utvikling, oppfatter jeg allikevel at det er et langt igjen til at realisering av gevinstene lykkes. Dette omfatter også helsevesenet. I denne bloggen trekker jeg frem noen av de utfordringene som jeg har sett og peker på noen muligheter til å komme videre.
Nok metoder – mer gjennomføring?
Det er veldig positivt at det å spesifisere, legge til rette for og realisere gevinster har fått en mer sentral plass i prosjekter, porteføljer og programmer. Gode metoder for å lykkes er lett tilgjengelig og kan være både systematiske og praktiske. Det er mange ressurser tilgjengelig for oss. Jeg har listet noen eksempler under referansene. At metodene er tilgjengelig og i økende grad forstått er også veldig viktig og positivt. Det er en nødvendighet for at gevinstene faktisk blir realisert. Vi er på vei i en ønsket retning!
Å være på vei er også et uttrykk for at vi ikke er fremme. Arbeidet med gevinstrealisering skal gå fra teori til praksis. Fra forståelse til ny adferd. Jeg oppfatter at dette er en av de sentrale endringene som er i ferd med å skje innen prosjekt-, program- og porteføljestyring. Det er alltid mye mer krevende å endre adferd enn forståelse. Adferdsendring skjer ved nok gjentagelse av ny adferd til den er automatisk. Det er tid- og ressurskrevende – og ofte konfliktfylt. Kanskje metodene er gode nok nå, så vi kan gjøre og etterleve til det virkelig «sitter»?
Kompleksitet i mange dimensjoner – hvor mye må vi forstå for å få realistiske gevinster?
Min erfaring fra statsforvaltningen er at det er stor grad av kompleksitet innen den enkelte virksomhet og at kompleksiteten øker vesentlig når en skal arbeide på tvers av virksomheter og statlige virkeområder. Gevinstmulighetene i staten er nå kanskje mest synlig i grenseflaten mellom virksomhetene. Det krever at kompleksiteten må forstås og håndteres for at gevinster skal realiseres.
Jeg opplever at helsevesenet er det området med størst grad av kompleksitet. Faginteresser, størrelse, organisering, en rivende utvikling i teknologi og behandlingsmuligheter og -forventninger sammen med samfunnets villighet til å stadig bruke mer ressurser på helsevesenet gir en nesten overveldende kompleksitet. Det faktum at det handler om hver enkelt borgers helse - ja, om liv og død, gir en ytterligere dimensjon der verdisyn, rettferdighet og moral har stor betydning. Dette er også en kompleksitet vi må håndtere. Det nytter ikke å mene at det er dumt, unødvendig eller «feil». Det er en realitet og eneste måten å kunne realisere gevinster er å forstå og innarbeide det i gevinstarbeidet.
Flott med gevinster – hva med alle gevinstkonfliktene?
Det er enkelt å liste opp mange mulige gevinster av digitalisering i helsevesenet. Her er noen vanlige størrelser: kostnadsbesparelser, økt effektivitet, bedre kvalitet i behandling, mer tid til pasienten, redusert lidelse og lengre liv. Disse og andre gevinster står ofte i motsetning til hverandre og gir gevinstkonflikter som må løses eller kanskje balanseres, som jeg tror er et bedre ord.
Den mest synlige konflikten er muligens kvalitet på omsorg kontra kostnadsbesparelser. Her er konfliktene kanskje mest tydelig på et overordnet nivå. Norge er et svært rikt land som har høye ambisjoner om best mulig helse for alle. Med en kontinuerlig rivende utvikling innen medisin, vil det alltid være mulig å bruke mer penger til bedre behandling for flere sykdommer. Her er det ingen øvre grense. Kostnadene ved denne kontinuerlige ekspansjonen av behandlingstilbud treffer på noen punkter et kostnadstak. Det ser vi for eksempel innen kostnader for medisiner, der staten har mekanismer som begrenser statens dekning av noen av de aller mest kostbare medisinene.
Det er forståelig at det er nesten umulig å prioritere kostnadsbesparelser foran kvaliteten på omsorg på en synlig og aktiv måte. Samtidig har jeg erfart at en i konkrete prosjekter, som f.eks. bygging av nye sykehus, arbeider aktivt med å finne en god balanse. Det settes økonomiske rammer i prosjektene samtidig som det stilles krav om å bruke midlene på en måte som sikrer best mulig resultat for pasientene.
Gevinstkonflikter finnes antagelig i alle sammenhenger, i alle prosjekter, hvis en ser aktivt etter det. Konfliktene inngår som en del av kompleksiteten over. Jeg mener at (den kompliserte) løsningen er den samme: Skal du oppnå konkrete gevinster må du også ta disse konfliktene på alvor og finne en balanse som er akseptabel.
Vi konkretiserer gevinster – I hvilken virkelighet skal de realiseres?
Når vi velger hvilke gevinster vi vil ha og lager en realistisk gevinstrealiseringsplan, må vi ta hensyn til den sammensatte og uoversiktlige virkeligheten en er i nå. Det er ofte vanskelig og ressurskrevende. Det er så mange faktorer som påvirker mulighetene. Selve gevinstrealiseringen skal gjerne skje over fem til ti år. Enda mer utfordrende blir det når en skal vurdere om det er noe i fremtiden som påvirker gevinstuttaket. Når det er så vanskelig å forstå virkeligheten nå, hvordan blir det i fremtiden? Det er så mye som kommer til å endre seg og hvordan påvirker endringene hverandre?
Innenfor prosjekter knyttet til helse og andre prosjekter jeg har hatt ansvaret for, mener jeg at vi kunne ha investert mer i å forstå fremtiden bedre for å få mer realistiske gevinstplaner. Det kan være lett å ty til urealistiske forutsetninger og upresise positive anslag som appellerer mer til ønske om gevinst enn realisme i å realisere gevinster.
Det er mange gode metoder for å se fremover. Scenariotenkning er en av dem. Et godt eksempel på det er regjerningens perspektivmelding. For helsevesenet omtaler den viktige fremtidige forhold, men den er ikke så nyttig når vi skal identifisere gevinster ved å bygge et nytt sykehus, eller planlegge realisering.
En annen tilnærming er god metodikk for tjenestedesign. Her har Kommunesektorens organisasjon, KS, laget en praktisk veileder som jeg mener kan være nyttig for mange. Tidligere i bloggen anbefalte jeg at vi fremover satser mer på å lære gjennomføring og realisering av gevinstene enn å fokusere på metodene. Det gjelder også det å kunne beskrive fremtiden bedre. Metodene er der, vi må lære oss å bruke dem. Det kan kreve litt mot fordi en kan komme til å beskrive en fremtid noen er ukomfortabel med.
Behov for trygghet
Det bringer meg videre til en faktor som jeg mener at en alltid må ta hensyn til. Den kalles gjerne endringsmotstand. Jeg trives ikke så godt med det ordet fordi jeg oppfatter at det ikke er nøytralt, men veldig verdiladet. Endring skal vi være positive til og motstand er negativ. En skal samarbeide, se muligheter, være konstruktiv og finne kompromisser. Det er mye positivt i den innstillingen, men det er et objektivt faktum at naturen har utviklet oss med et å sterkt ønske om forutsigbarhet. Vi kaller det ofte behov for trygghet. Det er et grunnleggende menneskelig behov. I tilknytning til gevinstrealisering mener jeg at det er viktig å vurdere om vårt sterke behov for forutsigbarhet begrenser evnen til å forstå endringene som kommer. Samtidig kan en underkjenning av dette behovet hindre oss i å gjøre viktige vurderinger av fremtiden.
Jeg vet hvilke gevinster jeg vil ha nå – hva gjør jeg når jeg lærer noe nytt?
Den kanskje mest gjentatte frasen jeg har hørt i mine mer enn 30 år i IT-bransjen er det at endringer kommer hele tiden – og at endringene går raskere og raskere. Jeg er usikker på om det siste er tilfelle, men jeg er sikker på at IT har vært i en kontinuerlig rivende utvikling, og at denne utviklingen har gitt store konsekvenser langt utenfor teknologien selv. Det gjelder også i helsevesenet.
Tar vi med alle de faktorene jeg har omtalt tidligere i denne bloggen kan en fort tenke at det kanskje er umulig å få kontroll og styring. At kompleksiteten er så stor at det egentlig bare er tilfeldigheter om vi lykkes med å ta ut ønskede gevinster. Jeg tror det er en riktig vurdering hvis en mener at målbilder, omfang av gevinster og hvordan de skal realiseres besluttes i starten av prosjektet eller programmet, og så kommer de i henhold til plan om en fem til ti år.
Smidig – et viktig verktøy
Bruk av smidige prinsipper og metoder er kanskje det mest virkningsfulle verktøyet jeg bruker for å håndtere kompleksiteten. Smidig eller agil tilnærming er et stort og omfattende tema. I denne sammenhengen synes jeg at en god bruk av smidig gir muligheter til både å holde en ønsket retning samtidig som en gjennomfører justeringer og endringer etter som kompetansen på innhold og håndtering av alle kompleksitetene forbedres. En måte å beskrive det på er at smidig gir mulighet for å levere det aller beste innenfor det en kjenner til i dag samtidig som metoden forutsetter at endringer kommer og skal implementeres. Denne dobbeltheten kan i tillegg gjennomføres på en slik måte alle viktige interessenter er tilfredse med resultatet fordi de kontinuerlig er involvert i kompetansehevningen, vurderingene og godkjenning av endringer og leveranser.
Med gevinster i sikte!
Utfordringene med å forstå, beskrive og ta ut ønskede gevinster er store! Hvor gode en vurderer at vi er på dette i offentlig sektor generelt og i helsevesenet spesielt varierer naturligvis etter hvem og hva du spør om. De aller fleste er allikevel enig i at det er muligheter for forbedringer. Jeg er sikker på at hvis vi fortsetter å ta i bruk metodene, stadig lærer mer og gjør de gode justeringene underveis, så vil vi få mye mer av de gevinstene vi ønsker oss.
Referanser - interne og eksterne lenker
- Eksempel på gevinstrealisering: Helsedirektoratet - Gevinstrealiseringsrapporter – Nasjonalt velferdsteknologiprogram
- Metode for tjenesteinnovasjon med integrert gevinststyring: KS – Veikart for tjenesteinnovasjon - KS
- Diverse nyttig om gevinstrealisering: DFØ - Gevinstrealisering | DFØ (dfo.no)
- Regjeringens perspektivmeld 2024 - Meld. St. 31 (2023–2024) - regjeringen.no
