Byggeprosjektene, helseforetakene, IKT tjenesteleverandørene og Norsk helsenett samvirker i et økosystem. Tett samarbeid og håndtering av grensesnittene mellom sykehusene, IKT tjenesteleverandører, utstyrsleverandører og byggeprosjektene er viktig for å lykkes med å realisere verdien av utstyrets digitale potensial. Dette kommer pasientene, aktørene og samfunnet til gode.
Dette var bakgrunnen for vårens Metierforum hvor overskriften var «Grensesnitt i Helse: samspill for optimal utstyrsutnyttelse og dataflyt.» Her er noe av det vi tar med oss fra dagen.
Det er fortsatt potensiale å hente ut av de digitale egenskapene i det medisintekniske- (MTU) og det byggtekniske utstyret (BTU) i samspill med sykehusene virksomhetssystemer. Mulighetene ligger i grensesnittet, og gevinstene kan vi få ut i form av smidigere drift samt raskere diagnostikk, bedre pasientbehandling og –sikkerhet samt fremtidsrettet forskning.
Morgenens forelesere var Helge Stene Johansen, konstituert administrerende direktør ved Sykehuset Østfold, Endre Engvik, prosjektsjef IKT ved Sykehusbygg og Thomas Sjøberg, seksjonsleder Medisinteknologisk IKT ved Sykehuspartner.
Fag, bygg og utstyr henger tett sammen
Helge Stene Johansen startet morgenen med å dele erfaringene Sykehuset i Østfold har, og hvilke utfordringer de har sett i lys av seminarets problemstilling.
Johansen trakk frem noe som går igjen hos alle våre foredragsholdere – at kvalitet og sikkerhet i pasientbehandling avhenger av tre faktorer:
- Fag og personale
- Bygg
- Utstyr og teknologi
Disse tre påvirkes av hverandre, og står i direkte relasjon. Derfor må utstyrsanskaffelser ha et fokus på behov og funksjonalitet i et helhetlig perspektiv. Her er hva Stene Johansen trakk frem som viktig i denne sammenhengen:
- Det er hele tiden pasientbehandling som skal være fremst i pannebrasken. Teknologien som anskaffes må være med på å løse bemanningsbehovet og forminske belastningen på personalet og på pasienter.
- Det må være en stor grad av medarbeidermedvirkning i prosessen, og vi må sikre løsninger som bidrar til helhet og integrasjon mellom teknikk, MTU, IKT og logistikk.
- Det er også viktig å implementere utstyrsopplæring i en samlet opplæringsplan for alle ansatte ved sykehuset. Da sikrer vi at kompetansen er der for å bruke utstyret på riktig måte.
Plunder og heft
Lite brukervennlige løsninger, IKT-utstyr som ikke fungerer optimalt, manglende integrasjoner og liten andel automatisering av oppgaver er med på å gjøre hverdagen vanskelig for helsepersonell. Samlet sett oppleves det som «plunder og heft», en tidstyv i helsesektoren. Teknologi skal bidra til å minimere dette i hverdagen for leger, sykepleiere og andre helsearbeidere, konstaterte Johansen.
Vi må gå fra lite brukervennlige løsninger til arbeidsbesparende løsninger. Løsningene må tilpasses virkeligheten, men arbeidsprosessene må også kunne endres for å utnytte potensialet i ny teknologi, sa Johansen.
Et av tiltakene Sykehuset Østfold (SØ) har gjort for å minimere plunder og heft, er å utvikle et eget appsenter for brukernær tjenesteutvikling ved SØ – et godt eksempel på kontinuerlig tjenesteutvikling som hjelper sykehuset å forbedre driften. Appsenteret har utviklet eller tilpasset over 30 mobile apper som brukes daglig på sykehusets 1650 tjenestetelefoner. Slik har helsepersonellet sin arbeidsstasjon lett tilgjengelig til enhver tid, med løsninger som gjør oppgaver som journalføring og alarmhåndtering enkel, og som frigir mer tid til god og effektiv pasientbehandling.
Kulturutfordringer = styringsutfordringer
Endre Engvik fra Sykehusbygg ga oss innsikt i problemstillingen sett fra byggherres side. Han trakk frem at i trekanten fag/personale, bygg og teknologi så er menneskene og kulturen i organisasjonen viktig – kanskje til og med avgjørende.
Vi kan ikke bygge nye sykehus og kjøpe nytt utstyr, og så forvente at alt skal fungerer optimalt uten å få med oss organisasjonen. For med ny teknologi fører naturligvis også nye arbeidsformer, nye måter å gjøre ting på. Et nytt sykehusprosjekt, eller en ny anskaffelse fører også med seg en stor grad av endring – som krever styring og ledelse. Har ikke organisasjonen en kultur som er klar for endring, vil den også få utfordringer med å styre anskaffelsen.
Engvik snakket også om viktigheten av å anerkjenne at de ulike aktørene har ulike bransjespråk, og at god kommunikasjon er av stor betydning.
Teknikk og bygg henger tett sammen
Engvik utfordret også oppfatningen av at fordi teknologiutviklingen går raskt og usikkerheten er stor, går det ikke an å planlegge for dette i sykehusprosjektene. Ifølge Engvik henger teknologi og nye sykehus tett sammen. Det å planlegge for usikkerhet er å gjøre rom for forandring i bygget der det er mulig.
Hvordan få teknikk og folk til å spille på lag
Thomas Sjøberg fra Sykehuspartner var vår siste foredragsholder denne morgenen. Thomas ga oss et innblikk i kompleksitetsbildet i helsesektoren, sett fra Sykehuspartners perspektiv.
Også han påpekte at helsevesenet og helseprosjektene involverer et mangfold av profesjoner som må samarbeide, som krever koordinering og kommunikasjon via tverrfaglige team. Utover det har medisinsk utstyr ulike IKT-grensesnitt, som kan være krevende å drifte og forvalte. Det er også ulike behov. Pasienter, helsepersonell og ledere har ulike forventninger og krav til det medisinske utstyret.
I tillegg kommer teknologiske utfordringer: integrasjon av systemer, databehandling og sikkerhet
- Integrasjon av systemer: Samspill mellom ulike digitale løsninger, fra journalsystemer til medisinsk utstyr, krever kompleks systemintegrasjon.
- Databehandling og sikkerhet: Stor datamengde og behov for personvern stiller krav til dataforvaltning og cybersikkerhet.
- Brukervennlighet: Utstyret må være intuitivt og enkelt å bruke for helsepersonell som allerede har en travel hverdag.
- Økonomi: Med ny teknologi kommer anskaffelseskostnader, driftskostnader, og et behov for å planlegge for fremtidige investeringsbehov. Teknologien bør også bidra til å redusere kostnader og forbedre arbeidsflyten på lang sikt.
Hvordan skal vi løse dette? Her trekker Sjøberg frem noe av det samme som de to foregående foredragsholderne har gjort:
- Helhetlig planlegging: Innføring av ny teknologi krever en tverrsektoriell tilnærming og grundig planlegging.
- Tett samarbeid: Godt og tidlig samarbeid mellom helsepersonell, IT-avdeling og ledelse er avgjørende. De som skal bruke teknologien bør være med fra start slik at de får innsikt og påvirkningskraft allerede fra behovet er meldt og teknologien er planlagt anskaffet.
- Kontinuerlig utvikling: Løpende oppdatering av kunnskap og teknologi er nødvendig for å møte fremtidens behov. Som en del av dette gjelder det å holde organisasjonen faglig oppdatert – selvfølgelig på det nyeste innen forskning, men også på temaer som organisasjonsledelse, IKT og bruk av MTU som er anskaffet og planlagt anskaffet.
Effekten av godt innførte og konkrete tiltak er store. Blant annet kan det føre til økt standardisering og samhandling i sektoren om data fra MTU kan gjøres tilgjengelig på standardiserte formater for deling med og mellom kliniske systemer.
Effektivisering av anskaffelse og ibrukstakelse av MTU
En erfaring alle tre har er at innføringen av anskaffet MTU ofte tar uforholdsmessig lang tid. Noen ganger kan utstyr stå ubrukt lenge etter at det er levert, og når det tas i bruk er det ikke sikkert at det fulle potensiale blir utnyttet.
Sykehuspartner har tatt ned tiden fra anskaffelse til ibrukstakelse. Likevel er det slik at innføring er krevende, fordi mange typer utstyr har ulike egenskaper og funksjoner som skal integreres i et komplekst integrasjonslandskap. Hva kan vi gjøre med det?
Her kommer den menneskelige komponenten fort opp igjen. Johansen trekker frem medvirkning og opplæring hos de som skal benytte seg av utstyret som avgjørende. Personellet bør være med i prosessen fra behovsutredning til anskaffelse. Og allerede når anskaffelsen er besluttet, bør opplæringen begynne i organisasjonen, slik at de som skal benytte seg av utstyret er trygge på det med en gang det er levert og integrert i bygget.
Integreringen i seg selv er også en utfordring. Mangelfulle grensesnitt som fører til at utstyret ikke kan benyttes fullt ut er et problem. Sjøberg trekker frem at det her kan være til hjelp å utvikle overordnede føringer og felles forståelse for hvordan ulike integrasjonskomponenter best benyttes for å dele informasjon fra MTU i organisasjoner. Ved å utarbeide standardiserte løsningsdesign som er knyttet til overordnede integrasjonsmønstre kan vi sikre at arbeidet blir gjenbrukt, og at man slipper å finne nye måter å gjøre liknende integreringer på i fremtiden.
Om vi skal lykkes må vi konsentrere oss om menneskene
Den menneskelige komponenten i trekanten bygg/fag/IKT er åpenbar. Det er helsepersonelet som skal ta i bruk utstyret, det er de som ser behovet og det er de som skal sitte igjen med verdien i andre enden; mer tid og krefter til god pasientbehandling. Etter en fagsterk morgen med grundige innblikk i aktørenes problemstillinger, refleksjoner, erfaringer og ikke minst potensiale de ser i ny teknologi har vi oppsummert seks viktige punkter som vi tar med oss hjem:
- Pasienten først: God dataflyt mellom utstyr og virksomhet skal først og fremst bidra til trygg, sikker og rask diagnostikk. Et annet utbytte vil være forbedret pasientsikkerhet og forskning som igjen vil bidra til bedre fremtidig behandling.
- Sikre tilstrekkelig økonomi: Sykehusene må finansieres slik at de kan investere i nytt medisinteknisk utstyr. Dette er en politisk problemstilling, i tillegg til en prioriteringssak – for hva skal prioriteres over annet? Hva er viktigst i dag, i morgen og neste tiår?
- Tidlig avklaring om ambisjonsnivå: Vi må kartlegge og håndtere potensiale, grensesnitt og avhengigheter tidlig i prosjektene. Så må vi bestemme oss for et ambisjonsnivå som er realistisk, samtidig som det fører helsesektoren tilstrekkelig fremover.
- Tidlig samhandling: Ved anskaffelser må det være en tett kobling mellom fag, sykehusene, innkjøp og leverandører fra start av.
- Søk råd: Mange utforsker styrken i å koble sammen digitalisering, byggeprosjekt og utstyrskunnskap. Det er krevende å utforske alene – kompetanse- og erfaringsutveksling er viktig. Det å søke råd fra de som har gjort det før kan føre til stort verdiutbytte på andre siden.
- Utvikle kunnskap om ulike prosjektspråk: Utvikle kompetanse i skjæringspunktet mellom iterativ og sekvensiell prosjektgjennomføring.
I et så komplekst landskap, melder det seg fort et behov for styring. En rolle med ansvar for kartlegging og oppfølging av tverrfaglige krav og avhengigheter på tvers av bygg, IKT, fag og forskrifter vil bidra til økt realisering av digitalt potensiale. På samme måte som vi har brukerkoordinatorer og prosjektledere, kan en grensesnittkoordinator bidra til at prosessen går som den skal, med raskere integrering, ibruktakelse og bedre verdiutbytte i andre enden.