Selv om det kan virke fristende å investere i et nytt og avansert ESG-dataprogram, vil det være klokt å gjøre grundige vurderinger før man begir seg ut på denne reisen. Her gir vi deg noen råd på veien.
I dagens komplekse forretningslandskap står bedrifter overfor økende press fra interne og eksterne interessenter når det gjelder rapportering og innsamling av data knyttet til miljømessige, sosiale og forretningsetiske (ESG) forhold. Den voksende etterspørselen driver organisasjoner til å utforske nye programvareløsninger som kan håndtere stadig økende kompleksitet krav som ESG-rapportering bringer med seg. Til tross for at datadrevet arbeid med bærekraft kan virke attraktivt og enkelt, kan mangfoldet av tilgjengelige programvarealternativer oppleves som en overveldende jungel av valgmuligheter.
Hvordan spare tid, kostnader og ressurser?
Datadrevne systemer er gjerne allerede ryggraden i virksomheter, og de håndterer alt fra CRM og HR-styring til ERP, rapportering og datainnsamling. Eksisterende datasystemer utgjør gjerne velkjent terreng for de ansatte, så å dra nytte av mulighetene her kan være en gunstig tilnærming.
Flere eksisterende og nye systemleverandører har allerede utviklet, eller er i ferd med å utvikle sine tjenesteområder for å innlemme ESG-funksjoner. Ved å undersøke mulighetene for å utvide lisenser på eksisterende leverandører, oppnår ikke selskapet kun økonomiske besparelser, men forenkler også prosessene knyttet til implementering og vedlikehold, samtidig som de reduserer den teknologiske gjelden. I tillegg er det flere nyetablerte systemleverandører som nå tilbyr spesialiserte ESG-rapporteringsløsninger. Fordelen ved å velge en slik løsning er at du kan få tilgang på ESG-eksperter som kan hjelpe din bedrift med å komme i gang.
Les også: ESG-rapportering: 5 steg for effektiv datainnsamling og Hvorfor er det lurt å ha en smidig tilnærming til innsamling av ESG-data?
Likevel er det viktig å ha i bakhodet at et nytt system vil opptre som et tomt skall og rapporteringsløsningen kun vil være så god som kvaliteten på dataene som blir lastet inn i systemet. Det er derfor viktig å ha gjort et gjennomtenkt valg når din bedrift skal velge hvilket system(er) som skal understøtte ESG-rapportering. For det skal ikke bare imøtekomme dagens behov, men også forbereder virksomheten på fremtiden.
Strategiske trinn for anskaffelse av et ESG-datasystem
For de som likevel har landet på beslutningen om at en investering i en ny ESG-datasystem er nødvendig, krever veien videre en nøye vurdering av systemalternativer. Under presenterer vi fire trinn som legger til rette for en vellykket anskaffelsesprosess.
Trinn 1: Presis definering av bedriftens behov
Før du begir deg ut på jakten etter det optimale ESG-datasystemet, er det nødvendig å tydelig definere organisasjonens spesifikke behov. Behovene som motiverer anskaffelsen av en ESG-programvare er dynamiske og vil kunne endre seg over tid, påvirket av selskapets vekst og forventinger fra interessenter. For å forsikre deg om at valgt løsning dekker dagens og fremtidens behov, er det nødvendig med en grundig gjennomgang fra virksomhetens side.
Spørsmål dere kan stille dere er:
- Hva er de konkrete målene for anskaffelsen av et nytt ESG-datasystem? Er det avansert rapportering, nøyaktig klimaavtrykkberegning, eller visuell fremstilling av ESG-metrikker?
- Er det spesifikke lovkrav som har truffet eller vil treffe din bedrift?
Ved å tydelig definere behovene i starten av prosessen legger du et solid grunnlag for å velge et system som sømløst harmoniserer med selskapets krav og ønsker.
I denne prosessen er det også fordelaktig å ta ett skritt tilbake for å identifisere de underliggende behovene. Har virksomheten behov for et rapporteringssystem, eller er det faktiske behovet å sikre bedre kvalitet på tilgjengelig data eller definere en tydeligere prosess for datainnsamling?
Selv om et ESG-datasystem kan virke som en universalløsning, er det ikke nødvendigvis tilfelle. For å kunne rapportere effektivt må virksomheten ha data som gir verdifull innsikt og mening. En tydelig definisjon av behovene er derfor helt sentralt.
Trinn 2: Etablere et tverrfaglig team for å sikre at alle relevante bruksområder blir ivaretatt
Som en del av arbeidet med behovskartleggingen, bør en tverrfaglig teamstruktur etableres. ESG-forpliktelsen er ikke forbeholdt et dedikert bærekraftteam, men involverer hele organisasjonen. Det er forventet at alle avdelinger som påvirkes av, eller er engasjert i aspekter knyttet til bærekraft og ESG, vil være potensielle brukere av ESG-programvaren. Det tydeliggjør viktigheten av at ulike ansatte involveres i anskaffelsesprosessen.
Fraværet av et tverrfaglig team kan føre til at nøkkelaspekter blir oversett. For eksempel relevante rapporteringskrav, overordnet sikkerhet og funksjonaliteter. For å sikre at vesentlige bruksområder og krav blir grundig vurdert, er det nødvendig å involvere ansatte på tvers av avdelinger og stillingsnivåer. Dette sikrer en helhetlig tilnærming og reduserer risikoen for at vesentlige elementer blir oversett i anskaffelsen av det nye ESG-datasystemet.
Trinn 3: Kompatibilitet med eksisterende datasystemer
Som tidligere påpekt, spiller datasystemer en sentral rolle i å sikre operasjonell effektivitet og forsvarlig håndtering av data og dokumenter. Derfor er det essensielt å sikre at nye datasystemer er fullt kompatible med den eksisterende infrastrukturen, for å muliggjøre en smidig og problemfri overgang til et nytt system.
En grundig evaluering av kapabilitetene vil sikre at det valgte ESG-datasystemet ikke bare oppfyller dagens behov, men også gir en bærekraftig og problemfri løsning for fremtidig utvidelse og utvikling av systemlandskapet til virksomheten din. Dette vil kunne bespare dere både tid, kostnader og ressurser, og bidra til at prosessen etter anskaffelsen forgår mer sømløst og problemfritt.
Les også: En etablert data- og informasjonsarkitektur i ESG-arbeidet
Trinn 4: Undersøke om ESG-datasystemet løser problemet alene
Systemets evne til å levere verdifull data er direkte avhengig av kvaliteten på inputen det mottar. Det reiser et relevant spørsmål: er det nødvendig å tilpasse og justere dataen i eksisterende systemer for å skreddersy dem til et ESG-formål? Dette er kritisk for å sikre at anskaffelsen svarer til deres behov og forventninger.
Årsaken til dette er at et ESG-datasystem ikke representerer en isolert løsning. Snarere er et slikt system avhengig av at de eksisterende strukturene og rammene fungerer optimalt for å levere nødvendig og korrekt data-input som gir reell verdi og mening. Dette utgjør en kritisk faktor som direkte påvirker om et ESG-datasystem vil tilføye noen form for verdi.
Les også: ESG i store prosjekter: The good, the bad & the ugly
Noen avsluttende ord
I jakten på et optimalt ESG-datasystem er det viktig å erkjenne at veien til suksess krever grundige vurderinger. Ved å utforske mulighetene innenfor eksisterende datasystemer og etablere tydelige behovsdefinisjoner, dannes det et solid fundament for en vellykket anskaffelse. Involvering av et tverrfaglig team sikrer at alle relevante bruksområder blir ivaretatt, mens fokus på kompatibilitet med eksisterende systemer gir en smidig overgang.
I dette landskapet er det essensielt å forstå at et ESG-datasystem ikke er en isolert løsning, men at det skal fungere som en integrert del av virksomhetens overordnede datamiljø. Dermed kan virksomheter spare tid, kostnader og ressurser mens de styrker sitt engasjement for en mer bærekraftig forretningspraksis.
