De fleste organisasjoner sitter i dag på en enorm menge data, gull som vi liker å kalle det, som ikke utnyttes på best mulig måte – om i det hele tatt. Det er en utfordring når det å ha tilgang til rett informasjon, til rett tid er essensielt for å ta gode beslutninger og ha gode prosesser i en virksomhet.
Det er få steder å snu seg uten å møte på et seminar eller en artikkel om generativ AI, eller om datadrevne virksomheter. Dette henger tett sammen. Hvordan skal vi kunne utnytte verdien i generativ AI hvis vi ikke har noe data samlet ett sted, som vi kan «putte» AI på toppen av? For å ta datadrevne beslutninger, må vi ha data vi faktisk kan ta beslutninger på grunnlag av, og kvaliteten på denne dataen må være god.
For å kunne bruke data til å identifisere trender, utfordringer og muligheter er det essensielt å ha kontroll på dataene i organisasjonen. Hvor kommer de fra, hvordan er kvaliteten og hvordan gjøres beregningene? Her skal vi gi deg våre beste tips til hvordan du kan få kontroll på dataene dine.
Stoler du på rapportene dine?
For å kunne bli en datadrevet organisasjon er det viktig at vi har kontroll på dataene. Dette vil vi påstå at de færreste har, som du kan lese om i vårt forrige blogginnlegg; Du har ikke kontroll på dataene dine.
Alle ledere mottar rapporter i en eller flere former som er viktige når det tas beslutninger. Spørsmålet vi ofte stiller er da: «Stoler dere på tallene dere blir presentert?»
Dette er spørsmål som kan gjøre de mest erfarne ledere ukomfortable, og i flere situasjoner er svaret «nei». Følelsen av å måtte dobbelt- eller trippelsjekke alle tall er ikke god, og verdifull tid kastes bort på manuelle operasjoner.
Våre erfaringer er at veldig mange organisasjoner sliter med disse utfordringene:
- Det er vanskelig å kombinere data fra forskjellige datakilder
- Det finnes flere «sannheter». Vi ser at flere Excel-ark beregner den samme informasjonen, men de kommer frem til forskjellige resultater. Eller det finnes flere datavarehus eller plattformer. Hvem og hva skal vi stole på?
- De har ikke oversikt over porteføljen av prosjekter - hva er status per prosjekt og aggregert for porteføljen.
- Det brukes mye tid på manuell flytting av data for å få på plass den rapporteringen organisasjonen trenger/krever, dette kan for eksempel være flytting av data mellom forskjellige Excel-ark.
Det å ha kontroll på dataene blir stadig viktigere, og dette er noe vi ser for eksempel ved innføring av rapporteringskrav relatert til ESG.
Hvordan kan dere få bedre kontroll lurer dere kanskje på?
Hvis du skal fokusere på en ting for å bli datadrevet, er det dette: hvis du ikke har en dataplattform, bør du få det på plass.
Hva er egentlig en dataplattform?
Dataplattform, datalake, datadrevet…. Det er lett å bli forvirret, så la oss rydde litt i begrepene.
Vi definerer en dataplattform som et sted der forskjellige typer data, fra ulike kildesystemer samles, bearbeides og tilgjengeliggjøres. Dette gir muligheten til å sammenstille data på tvers, og gjør at vi kan utføre analyser som kan gi bedriften enda bedre innsikt i «status på butikken».
En slik plattform kan typisk bestå av en datalake. En datalake eller datasjø på norsk kan enkelt beskrives som en konteiner/beholder der vi kan lagre data i sitt opprinnelige format, både strukturert og ustrukturert). Her lastes rådataene inn direkte fra datakildene. Rådata kommer fra kildesystemer, slik som økonomisystemet. Dataene bearbeides deretter for rapporteringsformål.
Bearbeiding av data kan bety å kombinere data, gjøre beregninger eller lage logikk for å enkelt fremheve informasjon. Kvaliteten på dataene skal ikke forbedres i dataplattformen, dette må gjøres i datakilden.
Det siste laget i dataplattformen er rapportering. Her må målet være å bygge rapporter som gir de ansatte den informasjonen de trenger for å kunne gjøre jobben sin på best mulig måte. For å sikre at rapportene inneholder riktig type innsikt er det nødvendig, og viktig, å få en oversikt organisasjonens behov. Dette krever som regel en analysefase og involvering av flere deler av organisasjonen. Dette vil som regel være en iterativ prosess, da behovet øker og endrer seg over tid og vi lærer underveis.
Under vises en overordnet skisse av hvordan begrepene henger sammen:
Fra kaos til kontroll på dataene dine
Hvor skal du starte for å ta kontroll på gullet ditt? Vår anbefaling er å:
- Gjøre en analyse av eksisterende løsning, hva fungerer og hva fungerer ikke i dag. Må alt kastes eller kan noe beholdes?
- Gjør en vurdering av hvilken rapportering dere har behov for og definer denne.
- Gå gjennom prosesser og «way of working» i organisasjonen, hvor kan vi optimalisere og effektivisere for å frigjøre tid til andre arbeidsoppgaver?
- Gå opp eierskap til datakilder og dermed også datakvalitet. En rapporteringsløsning vil ikke ha bedre kvalitet enn kvaliteten på datakilden – «shit in, shit out».
- Vurder arkitektur for å finne den beste løsningen for dere. Vår anbefaling er å bygge en dataplattform som er basert på en arkitektur som vil være skalerbar og langsiktig.
Hva får du ut av en slik investering?
Følger vi disse rådene kan vi få en hverdag der vi har den riktige informasjonen til rett tid, slik at det vil være mulig å ta datadrevne beslutninger basert på tall og informasjon som vi stoler på.
Det er enighet om hvordan for eksempel dekningsbidraget beregnes og alle vet hvor dataene kommer fra, hvor ofte det er oppdatert og hvor det er lagret. Tiden brukes på å analysere dataene og ikke lenger på å flytte data mellom Excel-ark. Høres ikke dette fantastisk ut? Vi vil si at dette er tegn på at data utnyttes på en god måte og at organisasjonen har kontroll på dataene sine.
For å komme til en slik situasjon vil det for flere organisasjoner innebære en god del arbeid. Dette kan som nevnt innebære å bygge en ny dataplattform, eller modifisere/modernisere en eksisterende plattform. Det viktigste er at organisasjonen ender opp med en løsning som er skalerbar for å vokse og/eller endre seg i takt med organisasjonens utvikling.
Ta det i steg – alt kan ikke fikses på en gang
Vær tålmodig. Organisasjonen vil trenge tid på å endre hvordan de forholder seg til data som en verdifull ressurs og hvordan de jobber. Her er kommunikasjon og endringsledelse viktige verktøy for suksess.
Prioriter. Denne er vanskelig, men viktig. Alt kan ikke fikses på en gang, og det er derfor utrolig viktig å gjøre seg opp en mening om hvilken rapportering som er viktigst. Vår anbefaling er å begynne med en datakilde, for eksempel økonomisystemet eller salgssystemet, bygge en dataplattform med dette systemet som første kilde. Dette vil gjøre det mulig å gi noe rapportering til organisasjonen så tidlig som mulig. Dette vil også gjøre det enklere å fortsette implementeringen av nye kilder og starte endringsprosessen i organisasjonen i tidlig fase.
Vi i Metier kan hjelpe dere med å bygge en moderne skalerbar dataplattform og tilhørende rapporter for å distribuere innsikt i organisasjonen. Ønsker dere rådgivning rundt beste praksis eller hvordan dere skal komme i gang? Ta kontakt så kan en av våre dyktige kollegaer bistå dere!
