Den vanlige måten å arrangere større seminarer på er å samle en mengde mennesker i en sal, ha et program med en rekke presentasjoner, ha pauser innimellom og forhåpentlig vis en god lunsj. Det er kanskje noen spørsmål underveis og hyggelig prat med en kollega eller fem når det er tid.
Slike opplegg kan fungere bra, men det er krevende for publikum å kun sitte passivt og lytte lenge. Det er så lett å miste tråden når det vibrerer i telefonen eller det er en e-post du bare må sende. Kunne seminaret bli gjennomført på en helt annen måte? Kunne vi bruke selve rommet til noe annet enn kino-oppsett på stolene? Kunne vi bruke veggene? Kunne vi få mer variasjon og deltagelse, kanskje få tilbakemeldinger, vurderinger og synspunkter fra deltagerne?
Jeg har gjennomført en del seminarer med et helt annet fasilitert opplegg. Her følger noen prinsipper og en konkret case som jeg håper kan inspirere.
Fasilitere = gjøre lett
Jeg bruker ofte ordet «fasilitere» om den typen gjennomføring som jeg ønsker å fortelle om. CoPilot skriver: «Ordet “facilis” kommer fra det latinske ordet “facilitas”, som betyr letthet eller enkelhet, og verbet “facilitare”, som betyr å gjøre lett. På norsk betyr “fasilitere” å fremme eller lette noe. Det brukes ofte i sammenhenger der man hjelper eller støtter noen i å gjøre noe, eller gjør en prosess enklere eller mulig å utføre.»
Anvendt på det å gjennomføre et vellykket seminar for en stor gruppe handler det om å lage og gjennomføre et opplegg som sikrer at en når målet for seminaret. Det kan virke banalt, men fordi den «vanlige» gjennomføringsmåten for seminarer gir dårlig måloppnåelse for uklare mål, innebærer god fasilitering både å definere målene med seminaret tydelig, samt å anvende en hel rekke teknikker og metoder som gjør det lett – eller mulig – å nå målene. God fasilitering akselererer prosesser, forkorter gjennomføringstid og sikrer gode resultater.
Om omstilling og fasilitering
Jeg har ledet organisasjonsenheter som gjennomførte betydelige omstillinger. Større endringer skulle gjøres innenfor både tjenester, prosesser og organisering, Slike endringer er utfordrende for både den enkelte og organisasjonen som helhet. Medarbeidernes tanker og følelser engasjeres – ofte på en måte som inneholder ubehag og usikkerhet. Å samle alle involverte jevnlig for å forankre og sikre engasjement er et viktig virkemiddel synes jeg.
Vellykkete seminarer i denne sammenhengen krever en fasilitering som ivaretar både tankene og følelsene. Hvis en ikke gjør det på en god måte kan samlingen fort få motsatt effekt av det som var ønsket. God fasilitering blir da en forutsetning og noe mye mer enn et «krydder» som gjør det litt originalt og morsomt å delta.
Hva skal en «gjøre lett»? – Om å dekke grunnleggende behov
Hva betyr det i praksis å gjøre noe lett i et seminar (samling, møte, arbeidsmøte – kjært barn, mange navn) der målet er at deltagerne både skal lære, engasjere seg og bidra? Gjerne som del av en omstilling som oppleves som utfordrende og som deltagerne kanskje ikke ønsker.
LES OGSÅ: 5 måter å kommunisere mål med IT-omstillingen til ansatte
Fasiliteringen må bidra til å dekke grunnleggende behov for trygghet og for å bli sett. Sagt med andre ord: fasiliteringen må skape best mulig forutsigbarhet for det som skal skje i seminaret og deltagerne må oppleve seg selv som betydningsfulle for at resultatene skal bli som ønsket. Med forutsigbarhet mener jeg at deltagerne må forstå målet med samlingen og at de får klare og tydelige beskrivelser av hva som skal skje og forventes underveis. Deltagerne opplever seg som betydningsfulle når de ser at bidragene deres er en del av prosessen og en hoveddel av det endelige resultatet.
3 prinsipper for god fasilitering
Her er prinsippene som jeg følger når jeg forbereder og gjennomfører en fasilitering av en større samling:
1. Innsikt – muligheter – handling
Overordnet tenker jeg alltid tre steg for en vellykket samling. Deltagerne må få ny innsikt, utforske muligheter og løsninger, og konkretisere videre aktiviteter og handlinger de skal gjennomføre.
2. Nå målet ved å ta et steg om gangen
Jeg er alltid nøye med å tydeliggjøre målene for samlingen. Både læringsmål, prosessmål og leveranser beskrives. Dette gjør oppdragsgiver tydelig på hva de vil oppnå og gjør det lettere å vurdere om de prosesstegene jeg velger passer til formålet. Så planlegger jeg de enkelte prosesstegene detaljert. Sammenhengene mellom stegene må være klare og entydige slik at de til sammen gjør at seminaret går de tre stegene beskrevet under punkt 1. Resultatet fra et prosessteg blir input til neste steg i en kjede som fører til målet. Hvert prosessteg kan ta fra 15 – 45 minutter.
Samtidig som alt planlegges nøye og detaljert er det alltid slik at det er behov for større eller mindre justeringer underveis. God fasilitering er både veldig godt planlagt og samtidig fleksibel. Ofte er det kun nødvendig med mindre justeringer av for eksempel tid, format eller innhold. Andre ganger må hele prosessteg tas ut og erstattes med noe nytt.
3. Aktiver både tanker og følelser – vær kreativ
For meg er dette den morsomste delen av å fasilitere og den delen som inneholder mest kreativitet. Ved å løsrive seg fra de vanligste måtene å gjennomføre et seminar på kan en få til konsepter og prosessteg som både akselererer og engasjerer.
Dette gir meg muligheter på særlig to nivåer. Det første er å finne et godt overordnet konsept for samlingen. En ting er at jeg sammen med oppdragsgiver har definert gode mål. En annen ting er hvordan jeg, ref. punkt 1, finner en gjennomføringside eller konsept som, gjerne indirekte, fører til målet. Det handler ofte om å assosiere og finne løsninger, historier og konsepter som er parallelle eller kanskje mer praktisk og konkret enn det målformuleringene gir uttrykk for. Kan for eksempel det å tegne et hus, designe interiør og planlegge bygging være en god metafor for å beslutte og planlegge innføring av ny organisering? Eller kan det å beskrive utfordringer, problemer og kritiske forhold gjøres gjennom å lage avisredaksjoner som produserer artikler til en avis de selv lager? Eller hva med å finne kritiske suksessfaktorer ved å tenke at en ser fem år frem i tid, har vunnet pris for mest vellykkede prosjekt og skal holde en presentasjon med tittelen «Derfor lykkes vi».
Det andre området en kan tenke kreativt og alternativt på er de enkelte prosesstegene. Hvis du har et konsept som kan fungere, hvordan kan du dele tiden opp og tenke en kjede av enkeltsteg som dekker grunnleggende behov, engasjerer og fører til mål? Hvilke enkeltverktøy eller konkrete aktiviteter skal gjennomføres? Hvordan bruke rommet seminaret arrangeres? Når skal det være individuelt arbeid, grupper, forhandlinger, presentasjoner, sirkulering av folk? Hvordan kan en bruke digitale verktøy? Alle har for eksempel mobiltelefoner med avanserte foto- og filmuligheter.
En historie fra virkeligheten
For noen år siden fikk jeg i oppdrag å fasilitere et dagsseminar der en oppdragsgiver i en offentlig organisasjon ønsket å styrke samarbeidet med frivillige organisasjoner. Oppdragsgiver vurderte at relasjonen til de frivillige organisasjonene var grei nok, men at det var mye å hente innenfor kvaliteten i rapporteringen og gjenbruk av data mellom partene.
Jeg startet arbeidet ved å sette meg ned med oppdragsgiver for å diskutere og fastlegge mål for samlingen. Det var ganske enkelt å få beskrevet leveransen: en prioritert liste med konkrete ideer til hvordan rapporteringen kunne forbedres, og hvordan dataene som rapporteres kunne gjenbrukes. Gjennom videre diskusjon fant vi ut at et prosessmål skulle være at seminaret ga representantene fra de frivillige organisasjonene mulighet til å bli bedre kjent med hverandre, og at de måtte få vise sin kompetanse og fortelle oppdragsgiver hva de synes var viktig. Som læringsmål satte vi at alle deltagerne skulle lære om viktige pågående initiativ og lære mer om de andre virksomhetene som deltok på seminaret.
I oppstarten ba jeg også om å få med meg ressurser som kunne delta i videre forberedelser og gjennomføring. Det er viktig å ha et kjerneteam når en fasiliterer fordi det er for mange oppgaver som skal løses i parallell og fordi en må ha beredskap til å kunne fange opp, vurdere og gjøre raske endringer underveis i seminaret. For denne fasiliteringen var teamet på 4 personer.
I den videre planleggingen med kjerneteamet fant vi ut at det overordnete konseptet skulle være en «rett på sak»-tilnærming. Det innebar at vi designet et opplegg som skulle levere beskrevne ideer til forbedringer og ikke laget et opplegg med en mer indirekte tilnærming. Relasjonen mellom partene var så god at det var beste løsning.
Utfordringene for dette seminaret lå i at det skulle være representanter med fra veldig forskjellige organisasjoner. De kjente ikke hverandre og vi var usikre på hva de kjente til av pågående initiativ. I tillegg hadde vi kun en dag til rådighet. Det betydde at vi hadde begrenset tid, og behov for å etablere en felles kunnskapsplattform før vi kunne skape ideer som var konkrete og samstemte nok.
Her er opplegget vi utviklet strukturert etter de tre hovedfasene innsikt, muligheter og handling:
Innsikt
Oppdragsgiver gir en inviterende og informativ innledning som sikrer god forståelse av seminarets mål og understreker deltagernes betydning, før det etableres grupper
Hvorfor: Får deltagerne fokuserte og setter rammer for seminaret
Gjennomfør 5 parallelle presentasjoner for å gi viktig kunnskap på aktuelle tema, hver på 15 minutter, Dette gjentas 3 ganger. Hvert gruppemedlem kan lytte til de 3 presentasjonene de synes er mest interessante, og gruppen må sikre at det er representanter på alle presentasjonene.
Etter presentasjonene oppsummerer hver gruppe hovedinnholdet i hver presentasjon ved å fortelle hverandre hva de hørte.
Hvorfor: 15 minutters presentasjoner tvinger de som presenterer til å holde fokuserte og poengterte innlegg. 3 runder i stedet for 5 sparer tid. Særlig når presentasjonene gjøres i samme store rom med minimal med tid mellom hver presentasjon. Fritt valg av hva en hører på, og etterfølgende oppsummering sikrer oppmerksomme lyttere som er innstilt på å kunne videreformidle innhold.
Muligheter
Gruppearbeidet går ut på å velge de 1- 3 viktigste utfordringene som gruppen ønsker å finne nye løsninger på. Dette gjøres ved å først notere de utfordringene en selv synes er viktig på gule lapper for deretter å presentere, utdype og velge de en skal jobbe videre med i gruppen.
Hvorfor: Stor bredde i tilfang av problemstillinger fra hver person/organisasjon, effektiv deling av utfordring mellom deltagerne i en gruppe, og valg av de viktigste problemstillingene en ønsker løst fremmer aktiv deltagelse fra alle i gruppen. Ved å gjøre en slik «loose-tight» øvelse og velge de viktigste utfordringene øker sannsynligheten for bedre idégenerering i neste steg. Både effektivitet og kvalitet ivaretas.
Handling
Målrettet idégenerering for å løse de valgte problemstillingene skjer på et konseptuelt nivå. Det gjennomføres et parallelt opplegg, lignende det som ble gjort under «muligheter», med en kombinasjon av individuelt- og gruppearbeid. Resultatet er en prioritert liste på 1 – 3 ideer som hele gruppen stiller seg bak.
Hvorfor: Samme effekt som steget «muligheter»: en sikrer fart og kvalitet.
Konkretisering av prioriterte ideer. Gruppene får utdelt en mal som gjøre det mulig for dem å beskrive mål, gevinster, kostnader og risikoer. Videre avklares hvem som må være med i gjennomføring og hva det neste umiddelbare steget er.
Hvorfor: Selv om det er begrenset hvor dypt hver ide kan beskrives innenfor tildelt tid, får en frem den kunnskapen som er tilgjengelig der og da, pluss at en får vite hvem som er med videre og hva en skal gjøre umiddelbart. Oppdragsgiver har begrenset kapasitet til å gjennomføre forbedringer, så det er bedre med få gode ideer en mange mulige.
Malen som er utfylt i forrige steg brukes til å presentere ideene som er utdypet og konkretisert i plenum. Dette etterfølges av en kort oppsummering fra oppdragsgiver og tilbakemeldinger fra deltagerne på opplegget.
Hvorfor: Ideene blir dokumentert på et standard format og oppdragsgiver får økt forståelse av ideene gjennom presentasjonene. Deltagerne får vist frem det de har produsert og får kort positiv tilbakemelding. Avslutningen gjør at oppdragsgiver kan understreke betydningen av deltagelse fra organisasjonene og deres representanter kan respondere ved å beskrive positive sider ved opplegget og peke på forbedringsmuligheter.
Det er mange detaljer og praktiske forhold som skal forberedes og ivaretas i et seminar som dette. For å vise litt mer av dette, har jeg lagt ved en anonymisert versjon av kjøreplanen for samlingen. Det kan kanskje være et nyttig utgangspunkt og til litt inspirasjon for din neste oppgave som fasiltator?
Referanser - interne og eksterne lenker
- Anonymisert kjøreplan for seminaret.
- Side på nett for konkrete kreative metoder og teknikker Kreative metoder og teknikker (kreativtnorge.no)
- «the value web” – web-sider til globalt nettverk av fasilitator med inspirerende innhold The Value Web - Transforming Decision Making for the Common Good
