Tydelig og god kommunikasjon er nøkkelen til å skape vilje og engasjement for endring i organisasjoner. For å nå dit må alle de som påvirkes av endringen i organisasjonen informeres og involveres. Det kan være vanskelig i en tid som har blitt mer preget av distansearbeid og hybride løsninger der møter både skjer digitalt og fysisk. Da blir god kommunikasjon helt essensielt som forutsetning for endring.
Den moderne organisasjonen defineres av digitale og hybride arbeidsformer
2020 var året da organisasjoner fikk testet sin evne til å raskt omstille seg. Hjemmekontor innebar en bratt læringskurve og en rask digitalisering av arbeidsprosesser og rutiner. Denne omstillingen har bevist at vi klarer å tilpasse oss et hybrid arbeidsmiljø.
I OsloMET sin rapport «Hjemmekontor våren 2021 – Omfang, utvikling og kjennetegn» svarer 7 av 10 at de vil fortsette med hjemmekontor, og rundt halvparten ønsker å jobbe minst to dager i uka hjemmefra. Den 1.juli i år ble det gjennomført endringer i forskriften om hjemmekontor som blant annet innebærer like regler for arbeidstid på hjemmekontor som på arbeidsplassen. I Nederland er man i ferd med å gjøre mye større endringer. Der har de som første land nå lagt frem et forslag om å gjøre hjemmekontor til en lovlig rettighet for arbeidstakere. Hva den moderne organisasjonen vil defineres som er under utvikling, men at digitalisering og hybride arbeidsformer vil ha en sentral plass er nok mange enige om.
Å treffes digitalt kan oppleves både enklere, smidigere og mer effektivt enn å ha fysiske møter. Samtidig er det nok mange som kjenner seg igjen i det at «fjernjobbing» har stor innvirkning på måten vi kommuniserer på. De spontane samtalene som ellers oppstår ved kaffemaskinen uteblir, og digitale møter kan ofte bli mer formelle. Det gjør også at medarbeidere kan oppleve at det er en høyre terskel for å ta kontakt hvis man har noen bekymringer. Dette får selvsagt betydning for hvordan endringsledelse kan gjennomføres effektivt. Endringsledelse forutsetter god kommunikasjon ettersom det handler om å få med seg menneskene i organisasjonen på en endring. Men hvordan får man til god kommunikasjon i en mer digital og hybrid arbeidshverdag?
Proaktiv kommunikasjon er helt essensielt
De fleste initiativer innebær en endring i arbeidsprosesser, system, tjenester og atferd som påvirker hvordan menneskene i en organisasjon skal utføre sine arbeidsoppgaver. Dersom menneskene ikke tilpasser seg endringen, vil ikke investeringen føre til de ønskete gevinstene. For å få med seg de ansatte på en endring må man både skape aksept og vilje til å endres. Å lykkes med dette krever god kommunikasjon som kjennetegnes av et fungerende samspill mellom organisasjonens ansatte, der en felles forståelse oppnås. Men det å ta en «temperatursjekk» på endringsviljen i en digital arbeidshverdag kan oppleves som vanskelig.
Når en endring skal gjennomføres i et hybrid arbeidsmiljø er det behov for en mer frekvent og aktiv kommunikasjon. Særlig med tanke på at måten vi interagerer med hverandre på forandres i slike kontekster. Jobb hyppig og proaktivt med kommunikasjonen for å motvirke de mer ugunstige konsekvensene avstanden gir.
Unngå bristende kommunikasjon
Det er ikke sjelden at bristende kommunikasjon blir angitt som en forklaring på hvorfor et endringsinitiativ ikke endte opp som forventet. En årsak til dette kan være at man ikke ha klart å involvere viktige interessenter på en god måte. Som nevnt tidligere er en sentral forutsetning for å lykkes med et endringsinitiativ at de som skal motta leveransen klarer å ta det i bruk og tilpasser seg en ny virkelighet. Dersom man mislykkes med å lede organisasjonen gjennom endringen og skape endringsvilje, er sannsynligheten ganske stor for at prosjektet ikke vil oppnå ønskete forventninger.
Hva gir dette meg? - Skap aksept og vilje til forandring
En modell som ofte anvendes i endringsledelsessammenheng er rammeverket ADKAR fra Prosci. Dette er en modell som belyser hvordan individer stiller seg til en endring og der aksept, vilje og evne til å endre oppnås stegvis gjennom å skape «Bevissthet (Awareness), Ønske (Desire), Kompetanse (Knowledge), Evne (Ability) og Forsterkning (Reinforcement)». Vi har iblant en tendens å hoppe over de første to stegene i modellen som handler om å skape bevissthet rundt behovet for endring, og et ønske om å støtte endringen. Ofte går man direkte på det å gi brukeropplæring. Men for at brukerne skal kunne bygge opp en solid kunnskap og evne til å jobbe på en ny måte må forståelsen for hvorfor endringen er nødvendig være på plass. Spørsmålet du må besvare er «what’s in it for me?».
Dersom de som skal gjennom en endring ikke ser dette på gruppenivå, eller aller helst på individnivå, er slaget i utgangspunktet ofte tapt, skal vi tro forskningen. En endring som man ikke forstår hvorfor man skal gjennom en svært demotiverende. Særlig dersom det påvirker den enkeltes arbeidsprosess - noe det jo ofte gjør.
3 tips for å oppnå god kommunikasjon
Med utgangspunkt i et ønske om å skape bevissthet og vilje til endring kommer her tre tips på hvordan endringsledelse kan bedrives suksessfullt gjennom god kommunikasjon.
1. Skape en felles forståelse for hvorfor en endring skjer
Her kommer vi tilbake til de to første stegene i ADKAR-modellen – Bevissthet (Awareness) og Ønske (Desire). Ved å tydelig kommunisere behovet for endring, konsekvensen av å ikke endre, og gevinstene som kan hentes inn av endringen, skaper vi et godt felles utgangspunkt. Det er viktig å forklare hva som kreves for at endringsinitiativet skal lykkes, informere om hvem som vil bli påvirket av endringen og hva som kommer bli annerledes.
Husk å også løfte frem fremganger underveis i endringsprosessen! Det er ofte som om vi fokuserer for lite på å etablere en omforent forståelse av hvor vi er og hvor vi er på vei. Samtidig er dette en forutsetning for at vi skal lykkes med å nå ønsket situasjon.
2. Inviter til personlig dialog
Den aller mest effektive kommunikasjonsformen er den som skjer face-to-face. Det er viktig å ha dette i bakhodet når dere skal bedrive endringsledelse i en hybrid arbeidshverdag for det vektlegger betydelsen av å skape rom for personlig og fysisk interaksjon. Forskning viser i tillegg at 80 prosent av vår kommunikasjon skjer gjennom kroppsspråk. Da blir det naturligvis vanskeligere å bygge tillit når man kun ser et ansikt på en skjerm.
Å skape aksept og vilje til endring tar tid, men er helt essensielt for et vellykket endringsinitiativ. Den beste måten å oppnå dette på er å invitere medarbeidere til en dialog – stille spørsmål, ta mot innspill og la dem dele sine funderinger og bekymringer. Tenk også på at medarbeidere kan befinne seg på ulike sted i endringsprosessen. Du må derfor tilpasse kommunikasjonen til den enkelte.
LES OGSÅ: Styrker i et endringsnettverk
Det er også viktig å tenke nøye over hvem som bør være avsender av informasjonen som kommuniseres ut til organisasjonen. I en undersøkelse presentert i «Best Practices in Change Management – 11th Edition» av Prosci, ble ansatte spurt om hvem de ønsket å motta kommunikasjon fra i forbindelse med endringer. Resultatet fra undersøkelsen viser at den prefererte avsenderen for forretningsrelatert informasjon er toppledelsen mens arbeidsrelatert informasjon bør komme fra nærmeste leder.
3. Forløpende statusoppdateringer
Kontinuerlig og åpen kommunikasjon er nevnt som den tredje mest kritiske suksessfaktoren i «Best Practices in Change Management – 11th Edition». Dagens digitale verktøy tilbyr uendelige muligheter for god informasjonsdeling. Bruk de! Ikke vær redd for å dele informasjon selv om en del ting fortsatt ikke er avklart. Medarbeidere opplever oftere at det kommuniseres for lite enn for mye.
