Noen ganger må et prosjekt gjennomføres på kortere tid enn det som var planlagt. Når prosjekter stiller strengere krav til tid enn vi skulle ønske, må vi også jobbe og prioritere fortere enn vi ellers ville gjort.
Dette kan vi kalle for høyhastighetsprosjekter, eller “fast-track”. Dette skjer blant annet i mange av de digitale prosjektene hvor tidsplanen komprimeres, oppgaver kjøres parallelt, og prosjektet starter før alle detaljer er planlagt og kartlagt.
Men hvordan lykkes vi med rask og smidig gjennomføring uten å legge bort all metodikk?
Vi må tenke avkastning
Nye lover eller regler som ligger utenfor oppdragsgiver kontroll kan tvinge frem en kortere tidsfrist. I andre tilfeller kan det være at ledelsen bare vil ha ting gjort så fort som mulig.
I begge tilfeller må prosjektet klare å tilpasse seg de nye betingelsene. Når prosjektet beveger seg raskt fremover, er noe av det viktigste du gjør å prioritere den tiden du faktisk har tilgjengelig. Fra nå av må hver investert time gi verdi.
I et høyhastighetsprosjekt er tid både den viktigste og den minst tilgjengelige ressursen. Alle metodikk, aktiviteter, prosesser og verktøy bør derfor vektes ut ifra samme spørsmål: Hvilken verdi får vi igjen for tiden vi bruker?
Om en aktivitet gir lite verdi, må du i et høyhastighetsprosjekt kanskje gi helt slipp på den og prioritere annerledes. Får du derimot mye verdi i forhold til tidsbruken er det sannsynligvis verdt å prioritere den aktiviteten.
Sikre deg et godt prosjektgrunnlag
En av verdiene av å jobbe smidig er at du slipper å bruke masse tid på planlegging. Det er viktigere å reagere på endringer enn å følge en fastsatt plan.
Samtidig kan ikke et høyhastighetstog kjøre i rekordfart om skinnene er dårlige, eller om signalanlegget svikter.
På samme måte kan ikke prosjekter gjennomføres på kort tid om ikke avklaringer om mandat, mål og omfang er tydelige fra begynnelsen.
I et høyhastighetsprosjekt må du sikre at alle involverte vet
- hva som skal leveres
- hvorfor det haster
- hvilke krav (akseptansekriterier) som gjelder
Prioriter personer og samspill fremfor prosesser og verktøy. For å få fremgang i prosjektet er det viktigere at alle vet hva som gjelder enn at alt dokumenteres.
Hold på momentet
Toget kan spare tid ved ikke å stoppe på alle stasjoner, og ved å bruke kortere tid de gangene det må det.
På samme måte må høyhastighetsprosjekter unngå unødvendige avbrudd. Du kan unngå at prosjektet sporer av under press ved å etablere
- korte beslutningsveier så avgjørelser kan tas raskt
- god dialog internt i prosjektet og med interessentene
- tydelig prioritering av aktiviteter, hvor de som ikke gir nok verdi droppes eller forenkles
Les også: Fra pilot- til fullskala – en helhetlig tilnærming er nøkkelen til suksess
Kommuniser åpent hele veien
Prosjektdeltakerne og støttende roller ellers i organisasjonen må være enige om hvordan de skal dele informasjon. Transparent og effektiv kommunikasjon er nødvendig for at alle skal jobbe mot samme mål.
Få på plass et lett tilgjengelig sted å dele informasjon og bli enig om hvordan man samarbeider best. Team som kjenner hverandre godt, og har samarbeidet tidligere, vil ofte også ofte være mer effektive. Totalt sett fører dette til at ting går raskere.
Det hjelper ikke med dyktige folk hvis de ikke samarbeider godt. I et høyhastighetsprosjekt kan det være nødvendig å justere kommunikasjonen. Dette kan innebære å
- holde færre møter
- prioritere raske avklaringer
- redusere kommunikasjonskanaler for å holde mest mulig på samme sted
Om en aktivitet tar lang tid, men gir stor verdi, sett i gang med den tidlig. Kan aktiviteter kjøres samtidig uten betydelige hindringer? Sett i gang parallelle løp for å komme raskest mulig til endestasjonen.
Samtidig kan betingelsene endre seg på kort tid. Det kan komme nye krav, eller så kan du oppdage underveis at du må legge om prioriteringene. Prosjektplanen må være et levende dokument: vær forberedt på å justere underveis.
Sjekkliste for å lykkes med et høyhastighetsprosjekt
- Prioritert prosjektplan: klart formål, omfang og prioriteringer.
- Prioriter tiden nådeløst: Hvilke aktiviteter gir mest i forhold til tiden den tar?
- Sikre gjennomføringsevne: Ha riktig kompetanse på riktig aktivitet til rett tid.
- Jobb effektivt: Få effektiviteten opp ved å holde veien til beslutning kort.
- Kommuniser åpent: En åpen og tydelig kommunikasjon unngår at aktiviteter stopper opp på grunn av forvirring og uklarhet.
- Vær fleksibel: Alle planer kan justeres, så fokuser på de viktigste målene, og tilpass deretter.
Følger du denne sjekklisten skal du være i stand til å holde farten oppe i prosjekter uten at det ender opp med å spore helt av.
Lykke til – og god tur!
