Slik tilpasser du PRINCE2s prosesser til smidige prosjekter

Smidige metoder

7 min. lesning

PRINCE2® består av 7 prosesser som skal gjennomføres en eller flere ganger i løpet av prosjektet. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på bruk av PRINCE2s prosesser i smidige prosjekter.

Dette er prosessene i PRINCE2 6th edition

Dette er de 7 prosessene man bruker i PRINCE2-prosjekter:

  • Oppstart av prosjekt
  • Eierstyring av prosjekt
  • Initiere prosjekt
  • Kontrollere i fase 
  • Styre produktleveranser
  • Lede faseovergang
  • Avslutte prosjekt

Les mer om prosessene i PRINCE2 og hva de innebærer her.

Tilpasning av PRINCE2s prosesser til smidige prosjekter

Et prinsipp i PRINCE2 er at rammeverket, inkludert de 7 prosessene, må tilpasses det enkelte prosjekt. Dette gjelder også når man skal bruke prosessene i smidige prosjekter.

Når man skal bruke PRINCE2s prosesser i et smidig prosjekt er det noen viktige ting man må huske på: timeboxer og kadens, som brukes på ulike ledelsesnivåer.

I tillegg må man være bevisst på PRINCE2 Agile Behaviours (CREST) gjennom hele prosjektet. Dette er de sentrale atferdsegenskapene som forventes og oppmuntres i et smidig prosjekt. CREST er et akronym om står for:

  • Collaboration (Samarbeid)
  • Rich communication (Rik kommunikasjon)
  • Exploration (Utforskning)
  • Self-organization (Selvorganisering)
  • Transparency (Åpenhet)

Delta på vårt gratis introduksjonswebinar for å lære mer om PRINCE2 Agile


Timeboxer på ulike nivåer

Et smidig prosjekt består av timeboxer på ulike nivåer. Disse er som følger:

ulike nivåer på timeboxer

Det øverste nivået av timeboxene er prosjektenivået, altså den totale varigheten av prosjektet fra start til slutt. I de neste nivåene kommer prinsippet om kadens inn, som vil si frekvensen eller varigheten av den repeterende timeboxen. På fasenivået ser vi antallet faser, som har samme kadens gjennom prosjektet. Videre har vi utgivelsesnivå, altså hvor mange utgivelser vi kan ha til brukerne per fase. Leveransenivået er det siste nivået. Dette vil si sprintene/iterasjonene vi kan ha per utgivelse.

Eksempel på varighet/kadens for de ulike nivåene kan være som følger:

Eksempel på varighet, kadens for de ulike nivåene

I dette eksempelet vil det i løpet av prosjektets 16 måneder være fire faser med en kadens på fire måneder. I hver fase vil det være to utgivelser med kadens på to måneder, mens det vil være fire sprinter med kadens på to uker per utgivelse.

Under ser vi nærmere på hvordan man kan bruke PRINCE2s prosesser for dette i et smidig prosjekt. Vi ser videre på initieringsfasen og leveransefasene.

Initieringsfasen 

Initieringsfasen vil ikke være like lang som leveransefasene i et smidig prosjekt. Dersom man har leveransefaser med timeboxer på eksempelvis fire måneder, kan initieringsfasen ha en timebox på en uke. Jo høyere usikkerhet man har, jo mindre tid ønsker man å bruke på å planlegge, spesielt i et komplekst miljø. Dette er illustrert i figuren under.

nivå av usikkerhetVi bruker eksempelet med en initieringsfase med timebox på en uke videre.

I denne timeboxen samler vi disse fire av PRINCE2s prosesser sammen i en felles boks:

  • Oppstart av prosjektet
  • Initiere et prosjekt
  • Lede faseovergang
  • Eierstyring av prosjektet

Prosjektteamet, uavhengig av ledelsesnivå, jobber sammen og gjennomfører alle disse prosessene innenfor initieringsfasens timebox. Dette er illustrert på figuren under.

initieringsfasenHer jobber prosjektorganisasjonen sammen som ett team og ofte i samme rom. Derfor er det viktig å huske på de sentrale atferdsegenskapene (CREST). Formålet er å kunne ta en beslutning om man skal gå videre til neste fase eller ikke.

Vi ser videre på leveransefasene.

Leveransefasene

I denne fasen vil vi ha disse PRINCE2 prosessene:

  • Eierstyring av prosjektet
  • Kontrollere i fase
  • Styre produktleveranse (i denne fasen har vi ledelse av sprintene)

I leveransefasene deles prosessene inn i ledelsesnivåene; eierstyring, ledelse og leveranse.

leveransefasenHvis vi starter nederst på Leveranse / prosjektteamnivå; det er i dette nivået vi har ledelse av sprintene. Her gjennomfører prosjektteamet iterasjoner av prosjektet / leveranser til brukerne etter den planlagte kadensen, som i vårt eksempel er to uker. Sprintene består av mye planlegging, hvor prosjektteamet planlegger for neste sprint, samt oppfølging av deres eget arbeid ved å bruke ulike verktøy.

På neste nivå, Ledelse / prosjektledernivå, samler man resultatet fra sprintene inn i utgivelser for brukerne. I dette eksempelet har vi fire sprinter per utgivelse. Når brukerne får utgivelsen, kan de starte å bruke produktet og gi oss tilbakemeldinger. På dette nivået følger man også opp prosjektets totale fremdrift, samt samler informasjon fra de ulike teamene for å få god oversikt over prosjektets status.

Øverste nivå, eierstyring av prosjektet, handler om at prosjektstyret skal få oversikt over de to nivåene under. De skal ha oversikt over prosjektets fremdrift, de ulike utgivelsene til brukerne, samt hva som foregår i de ulike sprintene. Nøkkelen for å oppnå dette er at prosjektstyret sitter tett på prosjektteamet.

Mot slutten av leveransefasen må man oppsummere hva man har gjort i denne fasen og begynne å planlegge for neste fase. I denne delen av fasen blir dermed Styre faseovergang og Eierstyring av prosjektet de sentrale prosessene, som vil være gjeldende for alle ledelsesnivåene. Likt som i initieringsfasen, vil man også her jobbe sammen i ett team uavhengig av nivå. Man sitter ofte sammen i et stort rom og ser på hva man har fått gjort hittil, hva man skal gjøre videre, samt hvordan den oppdaterte prosjektplanen ser ut. Teamet vil også vurdere hvordan prosjektet ligger an i forhold til business case og planlagt gevinstrealisering mot brukerne. Mot slutten av denne timeboxen må prosjektstyret vurdere om prosjektet skal finansieres videre og dermed kunne gå over til neste fase. Neste fase vil da være tilsvarende den fasen vi allerede har gjennomført, og vi fortsetter med samme kadens.

Det smidige fokuset i prosjektet handler om at man ønsker å kontinuerlig forbedre måten vi gjennomfører fasene på. Vi bruker erfaringene vi får fra hver fase og tilbakemeldinger fra brukerne til å forbedre neste fase. Dette er nøkkelen til et smidig prosjekt.
New Call-to-action


Lene jobber med virksomhetsutvikling innen prosjektbaserte industrivirksomheter. Hun har bakgrunn som sivilingeniør innen industriell økonomi og har prosjektledererfaring fra store offentlige byggeprosjekter. Lene er spesielt interessert i å hjelpe virksomheter med å utvikle seg gjennom å implementere smartere prosesser. Fritiden tilbringes helst på fjellet eller på reisefot til en spennende destinasjon.


Likte du dette blogginnlegget? Da tror vi at disse også passer for deg

Hvordan oppnå samspill for optimal utstyrsutnyttelse og dataflyt i helsesektoren?

Byggeprosjektene, helseforetakene, IKT tjenesteleverandørene og Norsk helsenett samvirker i et økosystem. Tett samarbeid og håndtering av grensesnittene mellom sykehusene, IKT tjenesteleverandører, utstyrsleverandører og byggeprosjektene er viktig for å lykkes med å realisere verdien av utstyrets digitale potensial. Dette kommer pasientene, aktørene og samfunnet til gode. Dette var bakgrunnen for vårens Metierforum hvor overskriften var «Grensesnitt i Helse: samspill for optimal utstyrsutnyttelse og dataflyt.» Her er noe av det vi tar med oss fra dagen.

Smidig – fra softwareutvikling til fotballag

Et smidig tankesett hadde sitt utspring innen IKT-faget, men det kan være nyttig innenfor alle fag. Dette blogginnlegget tar for seg smidig i et historisk perspektiv, ser på fordeler og praktisk anvendelse av et smidig tankesett.

7 tips til å lykkes med bruk av flere rammeverk på en gang

Innen IT er det nå mange nyttige rammeverk som dekker hvordan vi kan organisere, forvalte, utvikle eller omstille vår virksomhet. Både teknologi, prosesser og organisasjon er omfattet. Hver standard har et verdifullt innhold, men det kan være utfordrende å se sammenhenger og grenseflater mellom dem. Særlig hvis du leder prosjekter eller omstillinger der for eksempel PRINCE2, MSP, MOP, PROSCI, TOGAF, ISO27001/2, IT4IT, ITIL4, SAFe, SCRUM, ITPP (for å nevne noen) eller flere er aktuelle å ta i bruk. Her gir vi deg 7 tips til hvordan du kan lede for å bruke rammeverkene på beste måte.