Slik lager du en smidig prosjektplan for sertifisering i PRINCE2 Agile Foundation

Vurderer du å bygge på PRINCE2-sertifiseringen din med kunnskap om hvordan du kombinerer PRINCE2 med smidige metoder?

I dette blogginnlegget skal vi vise deg hvordan du lager en smidig prosjektplan for hvordan du kan jobbe for å bli sertifisert i PRINCE2 Agile Foundation.

Vi kaller prosjektet for «Prosjekt e-læringskurs», og vil gå igjennom følgende:

• Hva en backlog er

• Hvordan man planlegger fixed time og cost

• Hvordan man deler opp et prosjekt i iterasjoner/sprinter

• Hvan man fordeler arbeidet over flere iterasjoner

• Hvordan man arbeider iterativt, med løpende oppfølging og forbedring

Backlog

Det første du må gjøre for å lage en smidig prosjektplan er å få oversikt over arbeidsoppgavene du må gjøre for å fullføre prosjektet, samt et timeestimat – dette kaller vi back-loggen.

I «Prosjekt e-læringskurs» kan back-loggen være som følger:

Eksamen i PRINCE2 Agile Foundation har en varighet på 1 time*

Backloggen viser en nedbrytning av prosjektet i arbeidsoppgaver, antatt timeestimat for hver oppgave, samt det totale timeestimatet for prosjektet. Dette er en viktig oversikt for å videre kunne planlegge prosjektet.

Tid og kostnad

Tid og kostnad er de fastsatte variablene i prosjektet. Vi ønsker å finne ut hvor lang tid prosjektet vil ta og dets kostnad (målt i timer).

Vi har estimert at «Prosjekt e-læringskurs» vil trenge 45 timer for å få gjennomført alle arbeidsoppgavene. Vi ønsker å bruke 2 timer av hver arbeidsdag på prosjektet, noe som gir oss et ukentlig timeforbruk på 10 timer (2 timer * 5 arbeidsdager i uken). For å gi oss et litt større handlingsrom, runder vi opp til at vi trenger 50 timer totalt for å fullføre prosjektet. Dette betyr at vi må sette av 5 uker for å ferdigstille prosjektet (50 timer / 10 timer per uke).

Basert på dette har vi prosjektets timebox, som betyr at vi kan sette en startdato og en sluttdato for prosjektet. Siden dette er et smidig prosjekt vet vi at vi ønsker å fullføre prosjektet på den satte sluttdatoen, som i dette tilfelle er eksamensdatoen.

Dette kan illustreres på følgende måte:

Timeboxen er basert på hvor mange timer vi er villige til å bruke på prosjektet hver dag, samt eksamensdato. For å kunne gjennomføre prosjektet innenfor denne timeboxen, må vi videre planlegge en måte å gjennomføre det på.

Iterasjoner

Når vi nå har prosjektets parametere for tid og kostnad på plass, ønsker vi å bryte prosjektets timebox ned i mindre timeboxer, for å kunne ha en iterativ tilnærming til prosjektplanen. I dette tilfellet er det mest hensiktsmessig å bryte den ned i ukentlige timeboxer. Èn timebox blir derfor èn iterasjon.

Dette kan illustreres på følgende måte:

Vi har allerede estimert et timeforbruk på 10 timer per uke. For å lage en smidig plan er det lurt å planlegge prosjektgjennomføringen i et stabilt og gjennomførbart tempo, derfor fortsetter vi å planlegge med 10 timer per uke.

Planlegge arbeidet

Før vi begynner å planlegge arbeidet i detalj, er det svært viktig å sette av tid til å kunne jobbe iterativt gjennom hele prosjektet.

Når vi fullfører en iterasjon, må vi gjøre tre ting:

1. Gjennomgang – evaluere arbeidet som ble gjort i løpet av iterasjonen
2. Retrospektiv – identifisere hva som gikk bra, hva som ikke gikk så bra og hva som kan forbedres i fremtiden
3. Planlegge – bruke erfaringen fra iterasjonen til å planlegge neste iterasjon

I hver iterasjon må vi sette av tid til å gjennomføre disse aktivitetene. Vi velger derfor å sette av 1 time for iterasjonsevaluering på slutten av hver iterasjon. Dette betyr at vi nå har 9 timer igjen i hver iterasjon for å fullføre arbeidsoppgavene i backloggen. Videre fordeler vi nå arbeidsoppgavene fra backloggen gjennom iterasjonene:

Dette er første utkast av vår overordnede prosjektplan.

Iterasjonsplan

Nå vil vi se på den første iterasjonen og planlegge denne i detalj. Plan for første iterasjon kan eksempelvis være som følger:

Nå kan man gjennomføre iterasjonen. På slutten av iterasjonen bruker man tiden man har satt av til iterasjonsevaluering. Kanskje du greide å gjennomføre alle modulene i planen, eller kanskje du gjennomførte færre eller flere moduler enn planlagt. Denne informasjonen tar man med seg videre når man skal detaljplanlegge neste iterasjon, og når man skal oppdatere de fastsatte variablene for prosjektet.

Gjennom å arbeide iterativt, vil planen bli bedre og bedre ved at den oppdateres og forbedres løpende gjennom prosjektet. Dette er et eksempel på hvordan man kan lage en smidig prosjektplan for en sertifisering man skal igjennom.

Lykke til med studiet!