Mange bedrifter har forsøkt å benytte smidige prinsipper, men opplever de samme utfordringene som før. I organisasjonene finnes det pådrivere for å prøve ut nye måter å drive prosjekter på, men mange prosjektdeltagere holder seg til de gamle metodene. Mange ledere har tro på at valg av smidige metoder skal gi gode resultater og gevinster, men resultatene uteblir. «Alle» snakker om smidige prosjekter, men hva skal til for å lykkes?
I dette blogginnlegget tar vi for oss hvordan forankring i ledelsen og involvering nedover i verdikjeden er grunnleggende forutsetninger for å lykkes med implementering av smidig metode.
På begynnelsen av 2000-tallet begynte software-selskaper å teste ut nye prosjektmetoder. De ønsket å redusere risiko forbundet med utvikling av komplekse produkter og løsninger. Eller sagt på en annen måte; øke grad av suksess og gevinster. Denne utprøvingen resulterte i flere rammeverk for smidige prinsipper som for eksempel Scrum, Lean og Kaizen.
Softwareselskaper hadde teknologiske fordeler som ga dem fleksibilitet til å prøve ut nye måter å drive effektiv produktutvikling på. Bare tenk på hvordan ny teknologi Software as a Service (SaaS) åpnet for muligheten til å slippe endringer og nyheter til bestemte brukergrupper både enkelt og hyppig, i motsetning til å distribuere nye versjoner på «big bang»-vis én til to ganger i året med all den administrasjon og kostnader det medførte.
En av de viktigste faktorene for at de lykkes med endring til smidigere leveranser var at de hadde forankring i ledelse og verdikjeden i selskapene. De fikk bevist at smidige metoder virket og ga raskere og bedre gevinster en gamle metoder. Risikoen ble også redusert da det er lettere å ha kontroll på flere iterative små enn få store og komplekse endringer. Raske tilbakemeldinger fra brukere og mulighet til raske justeringer gjorde også at det var lettere å dekke ønskene til sluttbrukerne
Typiske kjennetegn ved velfungerende smidige selskaper er at sluttbrukeren og gevinster er i hovedfokus. Forretningssiden i bedriften er sterkt involvert sammen med IT-organisasjonen. Teamene som leverer løsninger er selvstyrende, innovative og har tverrfaglig kompetanse. Roller og rutiner er definerte men fleksible.
Å gå fra en tradisjonell måte å levere løsninger på til en mer smidig tilnærming, innebærer altså en viss endringsprosess. Det krever god forankring i ledelsen både hos forretningssiden og i IT-organisasjonen. Man bør velge seg ut en egnet leveranse innenfor et begrenset område. Egnede leveranser kan for eksempel være utvikling av innovative løsninger rettet direkte mot sluttkunder/brukere. Man kan starte med smidig tidlig i utviklingen. De første leveransene kan bestå av for eksempel dokumentasjon eller systemarkitektsleveranser før selve utviklingen starter.
For å øke gevinstene i bedriftene gjennom smidig må man trene organisasjonen i å jobbe smidig. Det må defineres små arbeidspakker som inneholder klare krav og definerte gevinster slik at disse kan testes og måles når de er levert. Ledelsen må skjønne, forstå behovet for, støtte og være delaktig i smidige leveranser for å få full effekt. Det å legge over til smidig arbeidsmåte vil ta litt tid, men en trygg vei til å bli vellykket er å levere litt og fokusere på kontinuerlig tilbakemeldinger og forbedringer.
Læring er viktig for å lykkes både som ledere og på prosjekt/team-nivå. Typisk for smidig er også tett samhandling mellom teammedlemmene, med faste, hyppige og korte møter i løpet av iterasjonen der avklaringer og spørsmål diskuteres. For teammedlemmene vil dette erfaringsmessig oppleves som konstruktivt. Dette er fordi man raskt ser resultater av det som leveres, og prosessen oppmuntrer til et tillitsbasert samarbeid. Det er også viktig å ha gode rollebeskrivelser samt oppnå forståelse for disse rollene. Selv om smidig er fleksibelt, er det for mange en ny måte og jobbe på.
Smidig som prosjektmetode oppsto som sagt i softwarebransjen. De senere årene har også mange private og offentlige virksomheter, uavhengig av sektor, hatt stor nytte av smidig leveranser. Det er gjerne innenfor utvikling av nye innovative produkter/løsninger hvor man trenger rask utvikling og endring i markedet ut mot kunder og sluttbrukere. Det er også interessant å merke seg at større offentlige etater er åpne for å teste ut smidig rammeverk der krav til dokumentasjon, omfattende prosesser, regelverk og lovkrav er ikke til hinder for det.
Kort sagt: smidige metoder passer for mange. De fleste virksomheter må kunne respondere kjapt på endringer i markedet eller det området de opererer i. Både trender, forventet adferd hos forbrukere og plutselige endringer i verdensbildet gjør at virksomheter generelt har stor gevinst av å kunne reagere raskt. En smidig tilnærming til prosjektarbeid hjelper til for å lykkes med produktutvikling, innovasjon, eller leveranse av ulike typer tjenester.
Selv om smidig springer ut av software-bransjen, har mange andre bransjer kommet etter. Men enkelte opplever fremdeles utfordringer ved å få smidige arbeidsmetoder implementert på en måte som gjør at gevinstene virkelig synes. En kombinasjon av god forankring i ledelsen og involvering av organisasjonen er grunnleggende forutsetninger for å lykkes med smidig metode.