PRINCE2 Agile® kommer med noe som kalles for et Agilometer. Dette er et verktøy som kan brukes til å evaluere hvor smidig man bør gjennomføre et prosjekt.
I dette blogginnlegget får du en introduksjon til PRINCE2s Agilometer, og hva som er viktig å tenke på når du vurderer nivået i de ulike dimensjonene av Agilometeret.
Smidig eller ikke – og til hvilken grad?
Når du starter et prosjekt, bør du vurdere i hvilken grad prosjektet bør gjennomføres etter smidige prinsipper. Cynefin har en modell som beskriver hvor komplekst et problem er. Hvilken metode man bør benytte for å løse et problem, avhenger av problemets kompleksitet. Hvis et prosjekt befinner seg i den komplekse dimensjonen i Cynefin-rammeverket så er en smidig tilnærming den rette veien å gå, men graden av smidighet bør uansett sees nærmere på. De fleste virksomheter har sin kultur og sine egne måter å jobbe på, og smidig er ikke alltid like naturlig for alle.
Agilometeret er et verktøy som kan være nyttig å bruke tidlig i prosjekter for å sikre at man har tenkt gjennom hvor smidig et prosjekt bør være, og hva som bør være tilrettelagt for å kunne jobbe smidig.
Det er viktig å huske på at implementeringen av smidig kommer med sin egen iboende risiko. Smidig krever en større grad av kundeinvolvering, at det tas raske avgjørelser underveis og at man ikke har så mange spilleregler å forholde seg til. Risikoen da er om kunden har tid til å bli involvert i ønsket grad, og om det er nok tillit mellom deltakerne i teamet osv.
Bruk av det smidige Agilometeret
I Agilometeret vurderes seks dimensjoner av smidig. Hver dimensjon har en definisjon, og det er opp til prosjektdeltagerne, gjerne gjennom en gruppeprosess, å vurdere hver enkelt dimensjon objektivt ved å tildele en score mellom 1 (laveste) og til 5 (høyeste).
Betraktningene som gjøres per dimensjon skal ikke slås sammen for å gi prosjektet en totalscore. Resultatene bør benyttes til å se hvor eventuelle tiltak bør iverksettes for å bli mer smidig eller til å forklare hvorfor enkelte deler av et prosjekt har en annen tilnærming.
De seks dimensjonene i Agilometeret
Følgende seks dimensjoner vurderes i Agilometeret.
1. Fleksibilitet i omfang
Den første dimensjonen man ser på i Agilometeret er fleksibilitet i forhold til hva som skal leveres. Her kan det være nyttig å bruke MoSCoW-metoden for å prioritere. Du har en lang liste med krav som det kan være nyttig å kategorisere innenfor «Must have - (må ha)», «Should have - (bør ha)», «Could have - (kjekt å ha) og Won’t have - (vil ikke ha)». Hvis 60% blir kategorisert som må ha, 20% som bør ha og 20% som kunne ha så er du på nivå 5. Hvis kunden sier at de virkelig må ha alt, og uten alt så oppnår de ikke ønsket verdi, da er du på nivå 1.
2. Samarbeidsklima
Den andre dimensjonen man ser på er samarbeidsklima. Er alle involverte i samme båt og vil alle i samme retning? Det er viktig å understreke at dette ikke bare gjelder i teamet, men for virksomheten som en helhet, for kunden og eventuelle eksterne leverandører som er involvert. De kan ikke ha sine egne båter som går i en annen retning eller operere med en egen agenda. Det er ikke et godt grunnlag for et sunt samarbeidsklima.
3. Åpenhet og kommunikasjon
Den tredje dimensjonen er åpenhet og kommunikasjon. La oss si at du har en daglig stand-up hvor hele teamet er samlet hver morgen. Dere går igjennom hva hver enkelt holder på med, og om dere har støtt på noen problemer. I fellesskap finner dere ut hvordan dere best løser utfordringer. I en slik situasjon, hvor kommunikasjonen fungerer utmerket, er dere på nivå 5. Hvis du har utviklere som sitter rundt omkring i hele verden eller i andre virksomheter, med ulik kultur og arbeidstid, så er kanskje ikke kommunikasjonen på høyeste nivå.
4. Evne til å arbeide iterativt og levere trinnvis
Den fjerde dimensjonen ser på evnen til å arbeide iterativt og levere trinnvis. Hvis du er på et nivå hvor du jobber iterativt og går hele veien fra å analysere, spesifisere og utvikle til å teste, og den delen av arbeidet faktisk gir verdi til de som skal bruke det, så er du på det høyeste nivået. Hvis du er på et nivå hvor du ikke kan levere en liten del som kan brukes til noe så er du på den laveste delen av skalaen.
5. Rammebetingelser
Den femte dimensjonen ser på hvordan virksomheten og teamet er rigget for å jobbe smidig. Her kan du tenke på Google som et forbilde hvor alt er tilrettelagt for smidig teamarbeid. De har all teknisk kompetanse og den treningen de trenger for å jobbe et beste praksis innenfor smidig. Slik er det ikke alltid hos alle virksomheter.
6. Grad av akseptanse for smidig
En smidig arbeidsmåte kan være nytt for mange og av ulike grunner så kan det være noen som har noe imot den måten å jobbe på eller som ikke er så endringsvillig. Her kan det være fint å bruke endringsvettreglene eller Kotters 8 steg for endringer, og ikke forvente å få aksept for smidig over natten.
Hvordan bruke resultatet av vurderingen?
Agilometer bør brukes igjennom hele prosjektet, og ikke bare i oppstartsfasen. Du bør følge med på det underveis og iverksette eventuelle tiltak. Hvis du har et lavt nivå på en av dimensjonene så betyr det bare at du må gjøre noe for å få det riktig. Det er ikke et vurderingsverktøy hvor du ser på alle seks dimensjonene og sier at vi er på et gjennomsnitt på 3,5 – la oss gå for smidig. Hvis du har en dimensjon som er lav så må du gjøre noe med den, og hvis du har en som er høy så må du holde et øye med den så den fortsetter å være høy.
