I tiår har organisasjoner jobbet med å etablere prosjektrammeverk og metodikk som passer deres virksomhet og oppgavene som skal løses. Mange mener tradisjonell prosjektgjennomføring, ofte referert til som «fossefall», er for rigid, tungvint og ikke bør anvendes for alle typer initiativer for å drive utvikling og endring. Prosjektfaget er et virkemiddel men kanskje ikke alltid egnet for alle typer endringsbehov.
Den raske utviklingen som primært drives av teknologi, medfører at virksomheter må være mer tilpasningsdyktige og smidige – raskere enn før. Denne digitale transformasjonen påvirker forretningsmodeller og endrer verdikjeder. I forbindelse med Covid-19 er dette blitt ytterligere aktualisert - for eksempel eksploderte netthandel under pandemien. Det digitale etterslepet og endringsbehovet i virksomheters verdikjede ble veldig synlig. Virksomheter må tilpasse seg for å levere etterspurte produkter og tjenester på en raskere og mer kostnadseffektiv måte.
Utfordringer virksomheter kan oppleve uavhengig av bransje:
- Virksomheter klarer ikke å respondere raskt nok på endringsbehovet i bransjen
- De tradisjonelle måtene å fremdrive strategi, budsjettering og beslutningsprosesser på er mer tidkrevende enn hva markedet etterspør
- Leveransemodellene er ikke effektive nok i konkurransen med andre
- Samarbeidet mellom forretning og IT ikke er tett nok internt. Dialogen er transaksjonsbasert og mangler effektiv kommunikasjon.
Det er en erkjennelse av at noe må gjøres, men mange er usikre på hva, hvordan og når. I tillegg er det ikke gitt at erkjennelsen for endring er forankret i virksomheten. Alt for mange har gjort seg dyrekjøpte erfaringer i forhold til hva som ikke fungerer på veien til ideelle leveransemodeller i virksomheten.
Gevinstene med smidige leveransemodeller
De som har lykkes med å innføre smidigere leveransemodeller opplever at det gir økt fleksibilitet, mer innovasjon, raskere leveranser og raskere gevinstuttak. I tillegg oppleves kundene mer fornøyde og de ansatte fremstår som mer motiverte. Disse aktørene blir også sett på som mer attraktive arbeidsgivere, og vil således tiltrekke seg de beste medarbeiderne.
Hvordan komme i gang på virksomhetsnivå
Det har lenge vært kjent at kontinuerlig forbedring, innovasjon og korte læringssirkler er riktig vei å gå. Mengden av buzzord, tankesett og rammeverk er overveldende. Samtidig er det en gjennomgående utfordring at mange mangler kunnskapen om hvordan man kan starte denne reisen på en sikker og stegvis kontrollert måte. Et fellestrekk for alt dette, er at man henter inspirasjon fra tidligere tankesett og rammeverk med nye tvister, termer og tilnærminger. Nye måter å jobbe på krever både nye strukturer og endring; og de fleste undervurderer organisasjonsutvikling, kulturbygging og den endringsledelse som skal til for å lykkes. Nye løsninger må også forvaltes på en ny måte, noe som innebærer at tradisjonell drift også må tilpasses for å bli mer smidig.
Midt oppe i alt dette er det en ledelse som fortsatt har et behov for å styre og ha kontroll. Å jobbe smidig betyr ikke at man ikke fortsatt skal styre og ha kontroll. Men det innebærer at ledelsen må evne å delegere beslutningsmyndigheten lengre ned i organisasjonen. Ledelsen må fokusere på hvorfor og hva man skal gjøre. Medarbeidere blir nøkkelen og vil kunne gi verdifulle innspill til hvordan oppgaver skal løses.
Alle tankesett, metoder og rammeverk krever kompetanse for å bli forstått, benyttet og tilpasset på en god måte i virksomheten. Riktig redskap til utfordringen som skal løses!
Veien til det perfekte oppsettet av leveransemodell for virksomheten kan være humpete og lang, men den kan også bidra til mye positivt om man gjør noen enkle grep på veien.
Vi har derfor følgende seks tips som hjelp på endringsreisen:
- Kartlegg hvor organisasjonen står og definer målbildet
- Bygg kompetanse – uten kompromiss - på alle nivå
- Ledelsen må lede vei og kommunisere godt om endringen
- Hent inspirasjon fra anerkjente tankesett, metoder og rammeverk samt erfaringsutveksling fra virksomheter med lignende utfordringer
- Etabler et nettverk i organisasjonen som løpende diskuterer erfaringer og behov for forbedringer
- Ta små skritt mot målet. Tilrettelegg for korte læringssykluser og aksepter at det ikke blir riktig første gangen
All erfaring peker mot at kompetansebygging, kulturbygging og endringsvilje og -evne er de viktigste stikkordene for å lykkes.
