Innen IT er det nå mange nyttige rammeverk som dekker hvordan vi kan organisere, forvalte, utvikle eller omstille vår virksomhet. Både teknologi, prosesser og organisasjon er omfattet. Hver standard har et verdifullt innhold, men det kan være utfordrende å se sammenhenger og grenseflater mellom dem. Særlig hvis du leder prosjekter eller omstillinger der for eksempel PRINCE2, MSP, MOP, PROSCI, TOGAF, ISO27001/2, IT4IT, ITIL4, SAFe, SCRUM, ITPP (for å nevne noen) eller flere er aktuelle å ta i bruk.
Her gir vi deg 7 tips til hvordan du kan lede for å bruke rammeverkene på beste måte.
Hvorfor rammeverk og standarder?
Rammeverkene er gode og pedagogiske verktøy for å lykkes med de områdene de er utviklet for å støtte. Mange av dem er utarbeidet etter prinsippet om beste praksis. Det vil si at de oppsummerer og systematiserer virksomheters beste løsninger og kompetanse. En har spurt tusenvis av organisasjoner om hva de har lykkes med innenfor et spesifikt område. En har så systematisert svarene, bygget opp en pedagogisk modell og skrevet gode lærebøker med tilhørende kurs og sertifisering.
Den største fordelen med dette er at en slipper å lære alt fra bunnen og kan få effektive kompetanseløft med faglig høy kvalitet og mulig stor nytte. Det at mange i organisasjonen, og på tvers av organisasjoner, får denne kjennskapen er også en god gevinst. Da kan en hel sektor eller industri lykkes bedre.
Hva er utfordringene?
Hvordan skal rammeverkene brukes? Ingen rammeverk er laget spesifikt for din virksomhet, i den omstillingen du leder. Rammeverket må anvendes i din spesifikke situasjon. Spørsmålene kommer fort:
- Hvordan bygge ønsket kompetanse?
- Hvilke deler skal du begynne med?
- Hvor omfattende blir det?
- Hvordan justere underveis?
- Hvordan måle at en lykkes?
Som leder må du tolke rammeverkene inn i den sammenhengen de skal brukes. Det er en forutsetning med kursing og sertifisering, men hvordan går du videre?
Mange rammeverk og standarder er enten delvis overlappende, eller du må bruke flere rammeverk for å løse ditt oppdrag. Hvordan skal en for eksempel få samtidig god bruk av rammeverkene for prosjektledelse (PRINCE2) og endringsledelse (PROSCI)? Kanskje ditt oppdrag omfatter både tekniske leveranser som skal utvikles etter smidig metodikk (SCRUM, SAFe) og levere spesifiserte arbeidsprosesser (IT4IT/ITIL4)?
7 tips til hvordan du som leder kan få den beste bruken av rammeverkene
Hvordan kan du som leder av et oppdrag der flere rammeverk skal brukes lykkes? Hva skal du kunne? Hvordan skal du organisere prosjektet eller omstillingen? Hva kan du forvente av omgivelsene eller linjen som har gitt deg oppdraget? Her er en oppsummering av de viktigste erfaringene jeg har gjort meg:
1. Tenk helhetlig og bredt. Alle prosjekter er forskjellige, men min erfaring er at alle IT-prosjekter har større eller mindre elementer av både teknologi, prosesser og organisasjon. I tillegg må en ha et blikk på organisasjonskulturen. Ved å tenke helhetlig og bredt, og finne de forskjellige rammeverkene som du vil benytte, øker du muligheten for å lykkes vesentlig.
2. Skaff deg kunnskap om mål og innhold i rammeverkene på et nivå som passer for deg som leder. Du skal ikke være eksperten på rammeverket. Du er eksperten på å lede blant annet ved hjelp av rammeverket. Å gå på kurs og ta sertifisering kan være nyttig, men kjennskap til prinsipper og gevinster som kan oppnås er kanskje nok.
3. Oversett rammeverkenes beskrivelse av mål og gevinster inn i det som er målet for din lederoppgave. Hva er gevinstene du skal oppnå? Hvordan kan anvendelse bidra til at de nås?
4. Skaff deg medarbeidere som får i oppdrag å konkretisere nytte og bruk i virksomheten. Be dem foreslå tilpasninger og vurdere omfang, tid og kost ved å ta rammeverket i bruk. Skal flere rammeverk brukes, utfordre teamet som jobber med det til å foreslå rekkefølge og grenseoppganger.
5. Invester tilstrekkelig tid og ressurser i å spesifisere, dokumentere og anvende rammeverket i din organisasjon. Vurder om det skal være et eget prosjekt eller tiltak. Det å sette sammen både kompetansehevning, bruk av rammeverk og samtidig utvikle og levere nye tjenester kan gi unødig høy risiko.
6. Sørg for at du har riktig funksjon i virksomheten. Hvis rammeverkene skal brukes i stort omfang og treffe bredt i organisasjonen over tid, må du sørge for at du har en funksjon i virksomheten som vedlikeholder dokumentasjonen av deres anvendelse, gir opplæring i den og kan være rådgivere for bruk på nye områder.
7. Bruk endringsvett. Når du jobber med å tilrettelegge og ta i bruk rammeverk må du vær klar over at det i seg selv kan oppleves som endring i organisasjon og må håndteres som det.
Det å ha en lederrolle i en omstilling er en unik rolle på den måten at det er kun du som kan oppfylle forventningene til den. Rollen medfører gjerne mye ansvar og mange forpliktelser. Du kan støtte deg på og få bistand fra andre, men dine bidrag og leveranser er avgjørende. Det å sikre god anvendelse av rammeverk kan tilføre stor verdi. Du må ut ifra din forståelse av omstillingen velge hvordan det skal gjøres. Jeg håper at de 7 tipsene jeg har beskrevet gir ideer til hvordan du kan lykkes med dette.
