Alle drømmer vi om å få mest mulig ut av hver investert krone. Så hvorfor er det så vanskelig i praksis?
Endringstakten i samfunnet er stadig økende, og tid er penger. Det å komme raskt ut til brukerne, være seg om de er interne eller eksterne med rett innhold, er derfor en av de viktigste driverne vi ser.
Virksomheter har sjeldent uendelig med ressurser å sette inn for å løse ett problem, så hvordan velger vi riktig tiltak?
Smidige prinsipper har vist seg å være en vesentlig bidragsgiver til at virksomheter har klart å utvikle seg selv i en kaotisk verden. Tradisjonelt har vi organisert oss gjennom prosjekter og brukt mye tid og ressurser på planlegging, fremdriftskontroll, risiko og løpende tiltak. Smidig prosjektgjennomføring har tatt stadig større terreng innen ulike digitaliseringsinitativ og brukes i dag innen et bredt spekter av ulike tiltak. Samtidig ser vi tydelig at prosjekt nå ikke lenger er enerådende som eneste måte å løse en utfordring på.
Et alternativ til prosjekt er kontinuerlig produktutvikling som i dag har fått en dominerende posisjon innen systemutvikling. I kontinuerlig produktutvikling har vi et tverrfaglig team med en produkteier som løpende gjør prioriteringer ut fra hvilken forretningsnytte man kan oppnå. Det er gjerne ofte hyppige leveranser, med små, daglige inkrementelle forbedringer.
Sentralt i produktorienterte prosesser er autonomi. Det vil si at teamet i sin ytterste konsekvens skal kunne være i stand til å utvikle produktet og organisere seg selv uten innblanding fra eksterne interessenter. For at dette skal fungere i praksis må teamet i seg selv ha kontroll på hele prosessen og det kan ikke være andre premissgivere på utsiden.
Under pandemien har bedrifter vært tvunget til å få på plass alternative løsninger for samlokalisering, og da har også villigheten til å prøve og feile vært langt større enn tidligere. Gjennom dette har virksomheter raskt kunne implementere løsninger for digital samhandling som for eksempel Teams og Slack. De har funnet måter å arbeide sammen på, uten å være samlokalisert, og det er etablert ordninger for hjemmekontor, sosiale arenaer med mer.
Prosesser har i stor grad blitt løpende tilpasset underveis, og det har oppstått en aksept for prøving og feiling på et nivå som vi i ikke har sett før i så stor skala. I sum har samfunnet tatt enorme skritt innen digitalisering med forholdsvis beskjeden ressursbruk.
Pandemien skapte en tvangssituasjon der virksomheter ikke hadde noe valg – de måtte tilpasse seg. Da måtte også de tradisjonelle hierarkiske prinsippene i stor grad vike dersom de var for førende og restriktive. Man fikk også erfare at den tilliten som ble gitt, ble godt forvaltet. Støttende og tillitsbasert ledelse i ulike former har hatt kraftig medvind og dette er en utvikling som neppe snur. Det er skapt verdier i de ulike virksomhetene raskere enn mange hadde våget å forestille seg. Det å tørre å prøve og feile er en viktig forutsetning for at virksomheter skal kunne bevege seg framover - ikke minst når det ikke finnes noen fasit på hva som er rett og galt.
Når verden nå er i ferd med å vende tilbake til en ny normal er det viktig at virksomheten tar med seg de erfaringene som er skapt både gjennom pandemi og tidligere.
LES OGSÅ: 3 ting du må gjøre for å få det beste ut av de du leder
Hvordan vi best organiserer et tiltak er i høyeste grad avhengig av oppgaven og dens kompleksitet. Det å utvikle og forvalte for eksempel en innbyggertjeneste, saksbehandlerløsning eller portal hvor grensesnittet er forholdsvis enkelt uavhengig av løsningens kompleksitet, vil trolig ha gode forutsetninger for en produktstruktur. Mens et tiltak som involverer mange mennesker, hvor rutiner, prosesser og systemer må endres samtidig vil ha fordeler av å tenke prosjektorientert.
Verden er ikke svart/hvit, og man kan kombinere dette via hybride løsninger. Det vil si at man i et prosjekt tar opp i seg produktorientert tankesett i deler av prosjektet, mens prosjekter på et tidspunkt kan ha godt av å bli produktorientert dersom det skal kontinuerlig videreutvikles. Prosessen med å etablere helt nye funksjonsområder i et produkt kan også være hensiktsmessig å organisere i en smidig prosjektform dersom løftet er så stort og komplekst at man trenger egne styringsmekanismer for å være sikker på suksess.
Det er ikke slik at smidig prosjektgjennomføring automatisk gjør virksomheter kostnadseffektive. Likevel mener vi at en pragmatisk anvendelse av det smidige tankesettet og tilknyttede rammeverk kan være et viktig steg i riktig retning. Slik kan din organisasjon stå bedre rustet til å skape verdi, raskt levert til kunden.