PRINCE2® består av 7 prosesser som skal gjennomføres en eller flere ganger i løpet av prosjektet. I dette blogginnlegget ser vi nærmere på bruk av PRINCE2s prosesser i smidige prosjekter.
Dette er de 7 prosessene man bruker i PRINCE2-prosjekter:
Les mer om prosessene i PRINCE2 og hva de innebærer her.
Et prinsipp i PRINCE2 er at rammeverket, inkludert de 7 prosessene, må tilpasses det enkelte prosjekt. Dette gjelder også når man skal bruke prosessene i smidige prosjekter.
Når man skal bruke PRINCE2s prosesser i et smidig prosjekt er det noen viktige ting man må huske på: timeboxer og kadens, som brukes på ulike ledelsesnivåer.
I tillegg må man være bevisst på PRINCE2 Agile Behaviours (CREST) gjennom hele prosjektet. Dette er de sentrale atferdsegenskapene som forventes og oppmuntres i et smidig prosjekt. CREST er et akronym om står for:
Et smidig prosjekt består av timeboxer på ulike nivåer. Disse er som følger:
Det øverste nivået av timeboxene er prosjektenivået, altså den totale varigheten av prosjektet fra start til slutt. I de neste nivåene kommer prinsippet om kadens inn, som vil si frekvensen eller varigheten av den repeterende timeboxen. På fasenivået ser vi antallet faser, som har samme kadens gjennom prosjektet. Videre har vi utgivelsesnivå, altså hvor mange utgivelser vi kan ha til brukerne per fase. Leveransenivået er det siste nivået. Dette vil si sprintene/iterasjonene vi kan ha per utgivelse.
Eksempel på varighet/kadens for de ulike nivåene kan være som følger:
I dette eksempelet vil det i løpet av prosjektets 16 måneder være fire faser med en kadens på fire måneder. I hver fase vil det være to utgivelser med kadens på to måneder, mens det vil være fire sprinter med kadens på to uker per utgivelse.
Under ser vi nærmere på hvordan man kan bruke PRINCE2s prosesser for dette i et smidig prosjekt. Vi ser videre på initieringsfasen og leveransefasene.
Initieringsfasen vil ikke være like lang som leveransefasene i et smidig prosjekt. Dersom man har leveransefaser med timeboxer på eksempelvis fire måneder, kan initieringsfasen ha en timebox på en uke. Jo høyere usikkerhet man har, jo mindre tid ønsker man å bruke på å planlegge, spesielt i et komplekst miljø. Dette er illustrert i figuren under.
I denne timeboxen samler vi disse fire av PRINCE2s prosesser sammen i en felles boks:
Prosjektteamet, uavhengig av ledelsesnivå, jobber sammen og gjennomfører alle disse prosessene innenfor initieringsfasens timebox. Dette er illustrert på figuren under.
Vi ser videre på leveransefasene.
I denne fasen vil vi ha disse PRINCE2 prosessene:
I leveransefasene deles prosessene inn i ledelsesnivåene; eierstyring, ledelse og leveranse.
På neste nivå, Ledelse / prosjektledernivå, samler man resultatet fra sprintene inn i utgivelser for brukerne. I dette eksempelet har vi fire sprinter per utgivelse. Når brukerne får utgivelsen, kan de starte å bruke produktet og gi oss tilbakemeldinger. På dette nivået følger man også opp prosjektets totale fremdrift, samt samler informasjon fra de ulike teamene for å få god oversikt over prosjektets status.
Øverste nivå, eierstyring av prosjektet, handler om at prosjektstyret skal få oversikt over de to nivåene under. De skal ha oversikt over prosjektets fremdrift, de ulike utgivelsene til brukerne, samt hva som foregår i de ulike sprintene. Nøkkelen for å oppnå dette er at prosjektstyret sitter tett på prosjektteamet.
Mot slutten av leveransefasen må man oppsummere hva man har gjort i denne fasen og begynne å planlegge for neste fase. I denne delen av fasen blir dermed Styre faseovergang og Eierstyring av prosjektet de sentrale prosessene, som vil være gjeldende for alle ledelsesnivåene. Likt som i initieringsfasen, vil man også her jobbe sammen i ett team uavhengig av nivå. Man sitter ofte sammen i et stort rom og ser på hva man har fått gjort hittil, hva man skal gjøre videre, samt hvordan den oppdaterte prosjektplanen ser ut. Teamet vil også vurdere hvordan prosjektet ligger an i forhold til business case og planlagt gevinstrealisering mot brukerne. Mot slutten av denne timeboxen må prosjektstyret vurdere om prosjektet skal finansieres videre og dermed kunne gå over til neste fase. Neste fase vil da være tilsvarende den fasen vi allerede har gjennomført, og vi fortsetter med samme kadens.
Det smidige fokuset i prosjektet handler om at man ønsker å kontinuerlig forbedre måten vi gjennomfører fasene på. Vi bruker erfaringene vi får fra hver fase og tilbakemeldinger fra brukerne til å forbedre neste fase. Dette er nøkkelen til et smidig prosjekt.