Mange prosjekter i dag iverksettes med utgangspunkt i behovet for økt «digitalisering». Hensikten er ofte å ta i bruk ny teknologi for å fortsette å være konkurransedyktig i en verden i stadig endring. Det er mange utfordringer som går igjen for disse initiativene, for eksempel mangel på tilgang på kompetanse, lav modenhet og endringsevne, høye forvaltningskostnader etc.
Det første prosjektet tradisjonelt begynner å se på er hvordan den gamle funksjonaliteten i eksisterende system kan gjenskapes på ny teknologi, og dermed blir den nye teknologien ofte driveren i prosjektet.
Forretningsprosessene, som teknologien er der for å understøtte, kommer gjerne i annen rekke og kan bli begrenset av hvilke muligheter allerede valgt teknologi har. Gevinstene av et prosjekt er ofte knyttet til effektivisering av forretningsprosessene. Det blir derfor feil å starte med teknologien i stedet for å starte med forretningens behov.
For å sikre riktig fokus i et digitaliseringsprosjekt må forretningssiden (sluttbrukerne) på banen. Den eneste måten et prosjekt faktisk kan forbedre virksomhetens forretningsprosesser på, er å se hvilke muligheter forretning har for å gjøre sine oppgaver på en annen måte. Dette gjelder både internt i egen organisasjon, mens også i dens økosystem. Forretningssiden må gi prosjektet retning med fokus på hvor virksomheten VIL, ikke hva virksomheten skal VEKK fra.
Dette er en krevende øvelse. Hovedutfordringen ligger gjerne i å finne den rette balansen mellom behovet for kompetanse fra de som kjenner dagens prosesser og de som definerer den nye forretningsmessige retningen i virksomheten i prosjektgjennomføringen.
I gjennomføringen må prosjektet håndtere at kravene til det som skal leveres endres i takt med modning og detaljering av forståelsen av hva virksomheten egentlig trenger. For å kunne tilpasse seg endringer underveis er smidig gjennomføringsmodell en produktuviklingsmetodikk som er benyttet med hell i flere både små og store prosjekter.
Et av prinsippene bak det smidige manifestet er «Ønsk endringer i krav velkommen, selv sent i utviklingen. Smidige prosesser bruker endringer til å skape konkurransefortrinn for kunden». Ved å følge dette prinsippet kan prosjektet ta inn over seg læring underveis og dermed skape et bedre sluttprodukt for forretningen.
Ved å jobbe smidig har prosjektet større mulighet til å justere kursen underveis, i takt med den forretningsmessige modningen, og dermed også tilrettelegge for økt gevinstrealisering ved å lage det forretningen faktisk trenger (og ikke det man trodde var behovet når man startet).
Det er også en suksessfaktor at de som er valgt til å representere forretningssiden har myndighet til selv å ta en del avgjørelser for å sørge for hyppige avklaringer og beslutninger underveis.
Med en smidig gjennomføringsmodell og en sterk forretningsside i prosjektet er det mulig å maksimere kost/nytte ved at prosjektet sikrer fokus på forretningens (sluttbrukerens) behov, samt kan endre eller ta vekk alt som ikke bidrar til dette. Det krever mye innsats fra forretningen, men innsatsen tilbakebetales ved at prosjektet til enhver tid leverer det som gir høyest nytteverdi for forretningen. Dette gir virksomheten muligheten til å dra nytte av det prosjektet lærer underveis i gjennomføring, og ikke bare løsningene slik de var definert ved oppstart.
Et eksempel på et prosjekt som fikk til dette var Autosys kjøretøyprosjektet i Statens vegvesen.