En vanlig erfaring blant prosjektledere og andre medarbeidere i prosjektarbeid, er at man må forholde seg til mange forskjellige problemstillinger og stadige beslutninger. Noen av disse er rutinebaserte og kan tas der og da, mens andre forutsetter mer forarbeid eller metode.
I en verden i evig endring hvor det er vanskelig å forutse hva fremtiden vil bringe, bortsett fra at den mest sannsynligvis blir mer kompleks og uforutsigbar, er det avgjørende at en har et bevisst forhold til de ulike beslutningsmetodene som finnes, og hvilke en bør benytte seg av i ulike situasjoner.
I dette innlegget skal jeg si noe om hvordan man kan tilnærme seg strategiske beslutningsprosesser under forskjellige grader av usikkerhet.
Først må jeg beskrive hvilken kontekst dagens prosjektledere og linjeledere opererer innenfor. Hvordan kan vi sette usikkerhet i system?
VUCA er et akronym basert på teorier om lederskap utviklet av Warren Bennis og Burt Nanus. U.S. Army War College innførte VUCA-begrepet for å beskrive hvor usikker og kompleks verdens situasjon var ved slutten av den kalde krigen. Senere, på 2000-tallet, har begrepet blitt brukt i sammenheng med strategisk lederskap i større private og offentlige organisasjoner.
Volatilitet beskriver en tilstand med relativt ustabile endringer. Informasjonen er tilgjengelig og situasjonen er forståelig, men ting endrer seg hypping, og disse forandringene er noen ganger uforutsigbare. En god illustrasjon på volatilitet er olje- og gasspriser som stadig vekk svinger.
Usikkerhet karakteriserer en situasjon som er uforutsigbar, og der man ikke vet hva slags konsekvenser hendelser kan ha. Årsak og virkning forstås, men det er ukjent om hendelsene kan skape betydelige endringer eller ikke. Et eksempel på usikkerhet kan være en situasjon der en konkurrent lanserer et produkt og det er ukjent hvordan markedet vil reagere. Produktet trenger ikke være noe helt nytt. Det kan være en forbedret versjon av noe som allerede eksisterer, men effekten av teknologien som er tatt i bruk, forstyrrer. Slike forstyrrelser var veldig lette å observere da selskapene Uber og Airbnb vokste frem og utfordret den veletablerte drosje- og hotellbransjen.
Kompleksitet (Complexity) er til stede når mange sammenkoblede deler danner et sammensatt nettverk av informasjon og prosesser. Her er det ikke alltid en klar sammenheng mellom årsak og virkning. Det trenger heller ikke nødvendigvis å være en endring inne i bildet her. En situasjon blir kompleks når for eksempel et prosjekt eller en virksomhet opererer i et nytt land der både lovverk og kulturelle koder er ukjente.
Tvetydighet (Ambiguity) finner en når man mangler kunnskap om «spillets regler». Årsak og virkning er vanskelig å få grep om, og det er vrient å forutse fremtiden fordi man er i ukjent farvann. Det klassiske eksemplet her er når avisbransjen gikk fra å være papirbasert til å bli digital, og dermed flyttet seg over i et helt nytt medium.
Det å forutse hvordan fremtiden blir, er ikke enkelt. Da COVID-19 pandemien kom i 2020 ble ikke situasjonen enklere for beslutningstakerne verden rundt. Tvert imot ble fremtidsbildet enda mindre tydelig. Man kunne selvfølgelig ikke slutte å ta avgjørelser i denne perioden, men en global pandemi satte enda større krav til virksomhetene som da måtte:
Dette er lettere sagt enn gjort. Det er imidlertid viktig å forstå hva som skal til for å gjøre riktige trekk i en kritisk stund, og det er like viktig å bruke rett beslutningsmetode avhengig av situasjonen man befinner seg i.
En beslutning kan tas under tre forskjellige forhold:
Å beslutte under sikkerhet er rimelig enkelt, fordi utfallet av avgjørelsen er kjent på forhånd. La oss derfor se nærmere på forholdene under risiko og usikkerhet. I slike situasjoner finner man ulike normative metoder basert på logikk og kvantitative data for å komme til en beslutning.
Beslutningstreet er en metode som gjerne anvendes for å beslutte under risiko. Her beregner man forventningsverdien, altså den finansielle verdien man kan oppnå, til hvert mulige utfall og velger utfallet med høyest forventningsverdi.
Figur 1: Eksempel på et beslutningstre
I usikre situasjoner gir beslutningsvitenskap begrenset veiledende effekt, men fire grunnleggende beslutningsregler kan understøtte beslutningsprosessen:
Disse beslutningsreglene bygger på enkle premisser; at man har tilgang til all informasjon, og at mennesker er rasjonelle og tar logiske avgjørelser. Ingen av disse beslutningsreglene garanterer et maksimert resultat. De fjerner ikke risikoen, men gir i beste fall en metode for systematisk å inkludere risiko i beslutningsprosessen.
Den 15. januar 2009, kort tid etter avgang fra flyplassen LaGuardia, ble US Airways 1549 truffet av en flokk med fugler som satte begge motorer ut av spill. Pilot Chesley Burnett «Sully» Sullenberger ble nødt til å ta en kjapp avgjørelse som kunne bli skjebnesvanger for de 153 menneskene om bord på passasjerflyet: skulle han satse på at flyet klarte å returnere til flyplassen, eller skulle han lande i Hudson-elven?
Beslutningsprosessen til piloten var lynrask, og regelen han benyttet seg av var: «Fix your gaze on the tower: If the tower rises in your windshield, you won’t make it ». Altså, om flytrafikktårnet steg i vinduet til piloten, ville ikke flyet ha høyde nok, og dermed ikke sjans til å nå tilbake til flyplassen uten motorkraft. Dermed kunne flyet potensielt krasje i et område med mye bebyggelse.
Hvordan kom Sully frem til riktig avgjørelse i en så presset situasjon med lite tid? Selv har han forklart det med lang erfaring og magefølelse, men beslutningsprosessen kan også forklares med begrepet heuristikk.
Under høy usikkerhet kan man benytte seg av heuristikk som fremgangsmåte i beslutningsprosessen. Dette kan for eksempel være når det finnes mange mulige utfall for en beslutning, og når lite informasjon er tilgjengelig.
Heuristikk er en rask og enkel fremgangsmåte som kan tas i bruk for å løse en oppgave. Den differensierer seg fra intuisjon, da metoden kan formuleres og være transparent, mens intuitive prosesser per definisjon er ubevisste og dermed mangler åpenhet. En heuristisk beslutning innebærer ofte mentale snarveier eller bruk av ufullstendig informasjonsgrunnlag. Heuristikk kan være en nyttig metode for ledere som er nødt til å være smidig i beslutningsprosesser. Dagens ledere må kunne anvende den beslutningsmetoden som situasjonen krever av dem, basert på om man trenger å være nøyaktig, kjapp, eller effektiv. Det finnes mange forskjellige typer heuristikk, og disse metodene kan være nyttige å ha i verktøykassa når verden er både volatil, usikker, kompleks og tvetydig.
Jeg anbefaler derfor at du setter deg inn i Gerd Gigerenzers forskningsarbeid dersom du er videre nysgjerrig på beslutningsprosesser og usikkerhetsvurdering.
God lesning videre og lykke til med dine neste strategiske beslutninger!
Dette innlegget er inspirert av kurset Strategic Decision-making in a complex world utviklet av Dr. Albert Jolink. Kurset er en del av Global Executive MBA ved Skema Business School.