Med ny arbeidshverdag etter pandemien er det mange som nå jobber med hybride løsninger, hvor man har ansatte på kontoret og andre som arbeider hjemmefra. Å jobbe digitalt kan by på noen utfordringer. Da er det viktig å tilrettelegge for at dette kan foregå på en best mulig måte og hente inspirasjon fra andre virksomheter og smidige metoder som for eksempel AgileSHIFT.
Det er flere virksomheter som har tatt i bruk den iterative metoden som er beskrevet i AgileSHIFT. Metoden tilrettelegger for å kunne planlegge med kortere tidshorisonter. Ved å planlegge én uke av gangen, arrangere daglige standup-møter og avslutte uka med demo og retrospektiv kan man respondere raskere på endringer, og ha kort feedback-loop fra du iverksetter tiltak til du får tilbakemeldinger fra kunder.
For å prioritere, delegere og holde oversikt over oppgaver kan man for eksempel ta i bruk digitale verktøy som allerede finnes der ute. I flere avdelinger i Metier har vi laget et enkelt Kanban-inspirert arbeidsrom ved hjelp av Planner i Microsoft Teams, og vi starter hver dag med digitalt stand-up møte for å samkjøre oss.
I dette blogginnlegget skal vi se nærmere på hvordan man gjennomfører gode standup-møter.
Informasjonsflyt er viktig og utfordrende. Standup-møter kan være nyttige for å sikre god deling og flyt i teamet, uavhengig av hvor de ansatte jobber fra. Vellykkede stand-ups kan skape bedre samarbeid og lagånd, fange opp problemer tidlig og styrke teamets forståelse av identifiserte mål for arbeidet.
Navnet «stand-up» kommer fra at deltakere i utgangspunktet skal stå oppreist. Tanken er at dersom man ikke sitter, men heller står, vil møtet bli mer produktivt og effektivt. Selv om man tradisjonelt sett skal stå i en stand-up, er det mange forskjellige varianter av dette møtet, også der man sitter. Noen team har for eksempel møte hver dag, mens andre kanskje en gang i uken. Enkelte har virtuelle møter mens andre har fysiske. Her er det viktig å tilpasse møtestruktur og frekvens til det som er best for ditt team.
Standup-møter er også kjent som teammøter, statusmøter, etc. Hvert teammedlem forholder seg til tre hovedpunkter:
Hvert møte bør ha en møtefasilitator som sørger for at agendaen blir overholdt og passer på at alle deltakere får gi sin status. Møtene skal holdes korte og informative og varer ofte mellom 5-15 minutter. Dersom det avdekkes problemer, eller oppstår diskusjoner knyttet til arbeidet som gjøres, avtaler man å løse disse utenfor møtet. Slik holder man standup-møtet kort, og legger kun beslag på tiden til de teammedlemmene som behøves for å løse eventuelle utfordringer.
En av fordelene med møtet er at hele teamet er samlet, og det er lettere å hjelpe og støtte hverandre der det behøves. I tillegg får alle i teamet samme informasjon til samme tid slik at man sikrer at alle er oppdaterte og jobber i samme retning.
Det er viktig at standup-møtet ikke føles som overvåking, eller "micromanagement" der de ansatte føler at alt arbeidet de gjør blir kontrollert og styrt ned til den minste detalj. Sørg for en positiv stemning og fokuser på å fasilitere informasjonsflyt i teamet, fremfor å få total oversikt over alt som ikke er blitt gjort. Legg til rette for en møtekultur der det er naturlig for fasilitator og teammedlemmer å rose og motivere hverandre.
For å unngå unødvendig tidsbruk i møtet på å tenke ut relevante punkter, be deltakerne forberede det de ønsker å snakke om til hvert møte. Dersom det er mulig og/eller gunstig kan man kalle inn til "individuell forberedelse" 15 minutter før møtet slik at alle har dette liggende i kalenderen. Som fasilitator er det også lurt å lage en agenda, selv om man kun forholder seg til de tre hovedspørsmålene.
Så godt det lar seg gjøre, arranger møtet til samme tid og sted hver gang. Sett i tillegg en tidsramme slik at alle deltakere vet hvor lang tid de har til rådighet. Sørg for å sette opp møtet på et tidspunkt der alle medlemmer har mulighet til å være med så informasjonsflyten opprettholdes kontinuerlig i hele teamet.
Be deltakere legge vekk alt som ikke har med møtet å gjøre, og styr møtet tilbake igjen til de tre sentrale spørsmålene dersom det sporer av. Problemer eller utfordringer skal ikke løses i møtet, men man avtaler heller med de involverte å ta dette utenfor standupen.
Istedenfor å ha en fast fasilitator kan det være fordelaktig å rullere på rollen i teamet. På denne måten deler man på ansvaret, og det vil også øke eierskapet til møtet.
Sørg for at noen noterer ned alle aksjoner som blir identifisert i møtet slik at det hele tiden er klart hvem som skal gjøre hva. I Metier bruker vi Planner i Teams og oppretter og delegerer oppgavene løpende.
Innimellom kan det være motiverende at det skjer noe utenom det vanlige. Vis en morsom video som er relevant eller gjør noe ekstra ut av møtet. Du kan også bruke objekter som for eksempel en ball som kastes rundt i møtet for å signalisere hvem som har ordet.
Lykke til med ditt neste stand-up møte.