Ledelse i dag dreier seg om å lede seg selv og andre i stor hastighet gjennom usikkert farvann, der ting når som helst kan dukke opp og senke målene dine. Så enkelt og så brutalt.
For de av oss som jobber med prosjekter og programmer tilsier erfaringen at det er viktig å ha en plan og en struktur. Da er det enklere å håndtere uforutsette hendelser. Men, selv med en tydelig plan og struktur for å komme i mål, må det være mekanismer som kan håndtere endringer dersom forutsetningene endrer seg. Krav om hurtige endringer og løpende justering gjør at mange går over til å bruke smidige metoder i utviklingsarbeidet, men det betyr ikke at vi ikke trenger å planlegge.
I dette blogginnlegget ser vi nærmere på fordelene med en smidig tilnærming for å være forberedt på det uventede og ha mekanismene på plass for å håndtere det.
Når man jobber smidig, jobber man i iterasjoner og leverer ofte små deler av leveransen underveis. Selv om man jobber smidig, så betyr det ikke at det ikke foreligger en plan eller en struktur for å oppnå målet. Differansen er at istedetfor å legge en detaljert plan for hele prosjektet eller programmet så planlegges det på overordnet nivå, mens detaljplanleggingen foregår for en iterasjon eller sprint av gangen. Disse iterasjonene er ofte fra 1 – 6 uker. Målet med hver iterasjon er å ferdigstille en del av totalen etter hver iterasjon/sprint.
Et godt eksempel på dette er Scrum, som er et rammeverk som blir mye brukt i utvikling. Rammeverket har definerte roller og artefakter som må være til stede for å kunne si at du kjører Scrum. I stedet for langsiktig planlegging benytter Scrum korte iterasjoner, løpende kontroll av resultater og gradvis tilpasning av den overordnede planen. Det hele foregår fullstendig transparent og med vekt på felles forståelse for mål og prosess.
Det som er viktig å merke seg er at selv om enkelte prosjekter eller programmer kanskje ikke følger smidige prinsipper “fullt ut”, så er min påstand at disse prinsippene og teknikkene kan legges til grunn, uansett hvilken metodikk man velger. For å kunne følge med i den rivende utviklingen, og for å kunne håndtere endringer som stadig kommer, så må det smidige tankesettet være til stede.
Erfaringsmessig er timeboxing og milepæler å styre etter en drivende faktor i prosjekt, fordi det gir tydelige forventninger og retning. Ved å jobbe smidig og iterativt oppleves kvaliteten bedre på det som utvikles. Dette fordi man kan innhente innspill og gjøre forankringer underveis, og dermed benytte det smidige prinsippet om å ønske endringer velkommen og å lære av erfaring, fordi det gir et bedre sluttprodukt. Dette gjelder uavhengig av type sluttprodukt og er også nyttig dersom du f.eks. skal skrive et dokument.
I tillegg er demo av utviklet løsning et viktig prinsipp i smidig. Det å la folk vise frem hva som er utviklet er en bra motivator for ferdigstilling, og ikke minst kan det gi interessenter informasjon om hvilken retning det jobbes med. Dette innebærer åpenhet, og det er viktig for å inkludere alle involverte i prosjektet.
De ovennevnte elementene gir også fordeler i styringen av prosjektet, fordi alle parameter som det måles på (kostnad, omfang, tid mv.) blir veldig synlig ved en smidig tilnærming, samt at det er mulig å gjøre korrigeringer dersom det er nødvendig. Men, for å få dette til å fungere må vi ha en felles kultur og definere felles holdninger som stemmer overens med det smidige tankesettet. Det å jobbe smidig er ikke bare å utvikle produkter, vi må også jobbe med kultur slik at vi også utvikler oss som organisasjon. Det å ha en sterk kultur gjør det også enklere å inkludere nye ressurser som kommer, og kunne håndtere endringene som vi vet kommer.
Omgivelsene våre er i stadig forandring og teknologien utvikles i en rivende fart. Det å leve etter mottoet "Expect the unexpected", ha det i bakhodet, og ikke minst ha mekanismene for å håndtere det, er viktig for oss som jobber i programmer og prosjekter.